Doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể, còn một lô hàng tồn cần bán cho khách quen. Kế toán mở phần mềm, lập hóa đơn, bấm gửi, và hóa đơn không đi. Không có thư báo lỗi nào giải thích, cũng không có thông báo nào từ cơ quan thuế gửi trước.
Tình huống này không hiếm, và nó có lý do rất cụ thể. Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định rằng với bốn trạng thái quen thuộc của doanh nghiệp ngừng hoạt động, Hệ thống thông tin quản lý thuế ngừng tiếp nhận hóa đơn và không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn. Hóa đơn bị khóa từ một mốc ngày, và người làm kế toán phải tự biết mốc đó.
Bài viết đi qua từng trạng thái: hóa đơn khóa từ ngày nào, còn đường nào để xuất nốt những tờ cần thiết, phạt bao nhiêu nếu làm sai, và phía người mua nhận hóa đơn của một doanh nghiệp đã ngừng thì gánh rủi ro gì.
- Bốn trạng thái làm hóa đơn bị khóa không báo trước: chấm dứt hiệu lực mã số thuế, bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, tạm ngừng kinh doanh, bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
- Còn việc phải xuất hóa đơn trong các trạng thái đó thì đi đường xin cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh, và phải nộp đủ thuế trên hóa đơn trước khi được cấp mã.
- Lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng, trừ hóa đơn cho hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng, bị phạt 4 đến 8 triệu đồng. Kinh doanh trong thời gian tạm ngừng mà không báo cơ quan thuế bị coi là trốn thuế.
- Người mua dùng hóa đơn có ngày lập từ ngày bên bán bị xác định không hoạt động tại địa chỉ là dùng hóa đơn không hợp pháp; phạt 20 đến 50 triệu đồng, hoặc bị xử trốn thuế nếu đã dùng để khai giảm thuế.
- Trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ về hóa đơn. Việc đó nên làm xong trước ngày nộp hồ sơ, không để dồn về sau.
- Chủ sở hữu hoặc người đại diện của một doanh nghiệp đang treo ở trạng thái ngừng hoạt động bị xếp rủi ro cao khi doanh nghiệp khác của chính họ đăng ký dùng hóa đơn.
1. Bốn trạng thái khóa hóa đơn, và điều không ai báo trước
Khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC liệt kê mười một trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Bốn trường hợp đầu tiên chính là bốn cách một doanh nghiệp đi tới chỗ dừng lại:
| Trạng thái | Hóa đơn bị khóa từ ngày | Được dùng lại khi |
|---|---|---|
| Chấm dứt hiệu lực mã số thuế (giải thể, phá sản, chấm dứt kinh doanh, bị thu hồi giấy chứng nhận) | Ngày chấm dứt hiệu lực mã số thuế | Cơ quan thuế khôi phục mã số thuế |
| Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký sau khi cơ quan thuế xác minh | Ngày cơ quan thuế ban hành thông báo không hoạt động tại địa chỉ | Cơ quan thuế khôi phục mã số thuế |
| Tạm ngừng kinh doanh | Ngày bắt đầu tạm ngừng | Doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh |
| Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn | Ngày có quyết định cưỡng chế | Cơ quan thuế ban hành quyết định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế |
Chi tiết quan trọng nhất nằm ở điểm a khoản 2 cùng điều. Với bốn trường hợp này, Hệ thống thông tin quản lý thuế ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử và không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, tính từ đúng mốc ngày trong bảng trên.
Nói cách khác, không có tờ thông báo riêng nào về hóa đơn để chờ. Mốc khóa hóa đơn trùng với mốc của một thủ tục khác mà doanh nghiệp đã biết hoặc phải biết: ngày tạm ngừng mình tự đăng ký, ngày mã số thuế chấm dứt, ngày có thông báo bỏ địa chỉ, ngày có quyết định cưỡng chế.
Với nhiều trường hợp còn lại trong danh sách, như hóa đơn dùng để bán hàng cấm, hàng giả, hay người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao, cơ quan thuế có gửi thông báo yêu cầu giải trình, người nộp thuế có 03 ngày làm việc để giải trình, và chỉ khi không chứng minh được mới bị ngừng hẳn theo Mẫu 01/TB-NSD (điểm d khoản 2 Điều 8). Bốn trạng thái ngừng hoạt động thì không có vòng giải trình nào. Điều kiện để dùng lại hóa đơn ở cột cuối bảng lấy theo khoản 3 cùng điều.
Nếu doanh nghiệp đang ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn, điểm đ khoản 2 Điều 8 buộc cơ quan thuế gửi thông báo ngừng, tạm ngừng cho cả bên nhận ủy nhiệm. Có thể hiểu: khi doanh nghiệp đã bị khóa, bên nhận ủy nhiệm cũng phải dừng lập hóa đơn thay cho doanh nghiệp đó.
2. Tạm ngừng kinh doanh: một ngày lệch là một lô hóa đơn bị khóa
Thủ tục tạm ngừng và nghĩa vụ khai thuế trong thời gian nghỉ đã có ở bài về tạm ngừng kinh doanh. Phần này chỉ bàn chuyện hóa đơn.
2.1. Việc phải làm trước ngày bắt đầu tạm ngừng
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua; với dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Mọi hàng đã giao, việc đã xong trước ngày tạm ngừng thì hóa đơn phải lập trước ngày đó, kể cả khi khách chưa trả tiền.
Cách làm an toàn là rà ba danh sách một tuần trước ngày tạm ngừng: hàng đã giao chưa xuất hóa đơn, dịch vụ đã nghiệm thu chưa xuất hóa đơn, và các hóa đơn đã lập sai cần điều chỉnh hoặc thay thế. Cách xử lý hóa đơn sai có ở bài về hóa đơn lập sai.
2.2. Hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng
Có những hợp đồng không dừng được theo lịch của doanh nghiệp: hợp đồng thuê, hợp đồng bảo trì, đơn hàng đã nhận cọc. Pháp luật có một cửa riêng cho đúng trường hợp này. Điểm b.1.2 khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ đang tạm ngừng mà cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo tạm ngừng kinh doanh được cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh. Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp có quy định tương tự ở điểm a.2.2, với mốc là ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh.
Điều kiện nằm ở chữ trước. Hợp đồng ký trong thời gian tạm ngừng không thuộc cửa này.
2.3. Mức phạt nếu lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng
| Hành vi | Chế tài | Căn cứ |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn bán hàng, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng, trừ hóa đơn cho hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng | Phạt tiền 4.000.000 đến 8.000.000 đồng | Điểm e khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
| Có hoạt động kinh doanh trong thời gian tạm ngừng nhưng không thông báo với cơ quan thuế | Xử lý như trốn thuế: phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn tùy tình tiết | Điểm g khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
Mức phạt tiền về hóa đơn ở Chương III Nghị định 125/2020/NĐ-CP là mức áp cho tổ chức, theo điểm a khoản 4 Điều 7 của nghị định này; hộ kinh doanh áp mức như cá nhân. Cá nhân vi phạm cùng hành vi chịu một nửa, vì điểm e khoản 1 Điều 3 Luật Xử lý vi phạm hành chính quy định mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân: lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng là 2.000.000 đến 4.000.000 đồng với cá nhân. Khi phạt, mức cụ thể là mức trung bình của khung, tức 6.000.000 đồng với tổ chức, rồi giảm hoặc tăng 10% cho mỗi tình tiết giảm nhẹ, tăng nặng, theo điểm d khoản 4 Điều 7 được Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi.
Hai dòng này cách nhau rất xa. Dòng thứ nhất phạt việc dùng sai công cụ. Dòng thứ hai phạt việc giấu doanh thu. Một doanh nghiệp tạm ngừng trên giấy nhưng vẫn bán hàng, không xuất hóa đơn, không khai thuế, rơi thẳng vào dòng thứ hai.
3. Giải thể và chấm dứt mã số thuế: hóa đơn là nghĩa vụ phải xong trước
3.1. Hóa đơn đứng đầu danh sách phải hoàn thành
Điều 14 Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế liệt kê các nghĩa vụ người nộp thuế phải hoàn thành trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Khoản 1 của điều này là: hoàn thành nghĩa vụ về hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn. Nghĩa vụ khai thuế, nộp thuế, xử lý số thuế nộp thừa đứng sau, ở khoản 2.
Khi nhận đủ hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế, trong 02 ngày làm việc cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu 17/TB-ĐKT, theo điểm a.1 khoản 1 Điều 15 Thông tư 90/2026/TT-BTC. Từ đây cơ quan thuế bắt đầu đối chiếu toàn bộ nghĩa vụ, trong đó có hóa đơn. Các bước còn lại của thủ tục giải thể có ở bài về giải thể doanh nghiệp.
3.2. Bán thanh lý tài sản, hàng tồn khi đang giải thể
Thanh lý tài sản cố định, bán nốt hàng tồn là phần việc gần như doanh nghiệp giải thể nào cũng có. Cách ghi sổ cho từng loại có ở bài về tài sản và hàng tồn khi giải thể. Về hóa đơn, có hai tình huống:
- Bán trước khi vào trạng thái ngừng hoạt động: doanh nghiệp tự lập hóa đơn trên phần mềm của mình như bình thường, đúng thời điểm giao hàng theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Đã ngừng hoạt động nhưng chưa xong thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế: khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xếp riêng trường hợp này vào diện được cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh khi có phát sinh thanh lý tài sản, hàng hóa cần có hóa đơn để giao cho người mua.
Thứ tự nên làm: chốt danh sách tài sản, hàng tồn cần bán, bán và xuất hóa đơn cho xong, rồi mới nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Làm ngược lại thì từng giao dịch thanh lý phải đi xin cấp hóa đơn riêng và nộp thuế trước cho từng lần.
3.3. Đang làm thủ tục phá sản
Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản nhưng vẫn có hoạt động kinh doanh dưới sự giám sát của Tòa án cũng thuộc diện được cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Các giao dịch trong giai đoạn này còn chịu thêm những giới hạn riêng của pháp luật phá sản, trình bày ở bài về phá sản.
4. Đường duy nhất còn mở: xin cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh
Khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP liệt kê năm trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh, nhắc lại ở điểm a.2 cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp và điểm b.1 cho doanh nghiệp theo phương pháp khấu trừ:
| Trường hợp | Điều kiện kèm theo |
|---|---|
| Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế | Có phát sinh thanh lý tài sản, hàng hóa cần có hóa đơn để giao cho người mua |
| Tạm ngừng hoạt động kinh doanh | Cần hóa đơn để thực hiện hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng |
| Bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn | Không nêu thêm điều kiện |
| Đang làm thủ tục phá sản | Vẫn có hoạt động kinh doanh dưới sự giám sát của Tòa án |
| Đang trong thời gian giải trình, bổ sung tài liệu với cơ quan thuế | Theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính |
Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ được cấp hóa đơn giá trị gia tăng; doanh nghiệp theo phương pháp trực tiếp được cấp hóa đơn bán hàng.
4.1. Trình tự theo Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC
- Bước 1. Gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSDT Phụ lục III, rồi truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để lập hóa đơn.
- Bước 2. Nộp thuế trước. Với hóa đơn bán hàng: nộp đầy đủ số thuế phát sinh trên hóa đơn theo pháp luật về thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế, phí khác nếu có. Với hóa đơn giá trị gia tăng: nộp số thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn.
- Bước 3. Sau khi đã nộp đủ, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo cơ quan thuế cấp mã trên hóa đơn.
- Bước 4. Doanh nghiệp vẫn khai hồ sơ khai thuế theo quy định về quản lý thuế.
Nơi nộp đơn với tổ chức, doanh nghiệp là cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hoặc cơ quan thuế nơi phát sinh hoạt động bán hàng.
Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn được cấp mã. Cơ quan thuế cấp mã không có nghĩa là cơ quan thuế đã kiểm tra nội dung giao dịch.
Với người làm kế toán, bước 2 là chỗ cần tính trước. Tiền thuế phải có trong tài khoản trước khi có hóa đơn giao khách. Doanh nghiệp đang giải thể thường đã cạn dòng tiền, nên cần thỏa thuận để khách trả trước một phần, hoặc sắp xếp nguồn tiền nộp thuế trước ngày giao hàng.
5. Bỏ địa chỉ và bị cưỡng chế: hóa đơn khóa, nợ vẫn chạy
Doanh nghiệp bị cơ quan thuế xác minh và ban hành thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký thì hóa đơn khóa ngay từ ngày có thông báo. Muốn dùng lại phải đi qua thủ tục khôi phục mã số thuế. Theo Điều 18 Thông tư 90/2026/TT-BTC, cơ quan thuế lập danh sách hồ sơ khai thuế còn thiếu và số tiền còn nợ, xử phạt các vi phạm về thuế, hóa đơn tính tới ngày nộp hồ sơ khôi phục; chỉ sau khi doanh nghiệp chấp hành xong và nộp đủ số còn nợ, mã số thuế mới được khôi phục trong 03 ngày làm việc. Trình tự và các mốc thời gian có ở bài về mã số thuế chờ xác minh và khôi phục.
Ngừng sử dụng hóa đơn cũng là một trong các biện pháp cưỡng chế nợ thuế. Doanh nghiệp đang còn hoạt động mà bị áp biện pháp này thì gần như tê liệt việc bán hàng, trừ khi đi đường cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh và nộp thuế trước cho từng lần. Toàn bộ chuỗi biện pháp cưỡng chế và hệ quả cho cá nhân có ở bài về cưỡng chế nợ thuế.
6. Phía người mua: nhận hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng
Chuyện doanh nghiệp ngừng hoạt động không chỉ là chuyện của chính nó. Mọi khách hàng đã và đang nhận hóa đơn của doanh nghiệp đó đều bị kéo vào.
6.1. Ranh giới là ngày cơ quan thuế xác định bỏ địa chỉ
Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP định nghĩa sử dụng hóa đơn không hợp pháp, trong đó có hai trường hợp gắn với bên bán đã ngừng:
| Ngày lập trên hóa đơn | Hóa đơn bị coi là không hợp pháp khi |
|---|---|
| Từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký | Mặc nhiên, không cần thêm kết luận nào |
| Trước ngày đó, hoặc bên bán chưa bị thông báo bỏ địa chỉ | Cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp |
Dòng thứ nhất là lý do người mua phải tra trạng thái mã số thuế của bên bán trước khi nhận hóa đơn, với những giao dịch có giá trị đáng kể. Một bên bán vẫn gửi được hóa đơn sau ngày bị thông báo bỏ địa chỉ là điều không nên xảy ra trên hệ thống, nhưng nếu tờ hóa đơn có ngày lập rơi vào sau mốc đó, rủi ro thuộc về người mua.
Dòng thứ hai là tình huống hay gặp hơn: hóa đơn lập khi bên bán còn hoạt động bình thường, vài tháng sau bên bán mới bỏ trốn. Khi đó người mua chưa mặc nhiên vi phạm, nhưng sẽ phải chứng minh giao dịch có thật. Cách dựng hồ sơ chứng minh có ở bài về bên bán bỏ trốn sau khi xuất hóa đơn.
6.2. Ba mức chế tài với người mua
| Tình huống | Chế tài | Căn cứ |
|---|---|---|
| Sử dụng hóa đơn không hợp pháp nhưng chưa dùng để khai giảm thuế | Phạt tiền 20.000.000 đến 50.000.000 đồng | Khoản 1 Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
| Dùng hóa đơn không hợp pháp để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp, tăng số thuế được hoàn | Trốn thuế: phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn | Điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
| Như dòng trên, nhưng người mua chứng minh được lỗi thuộc về bên bán và đã hạch toán kế toán đầy đủ | Chuyển sang khai sai: phạt 20% số thuế khai thiếu, cộng nộp đủ thuế và tiền chậm nộp | Điểm đ khoản 1 Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
Mức 20.000.000 đến 50.000.000 đồng ở dòng đầu là mức cho tổ chức; người mua là cá nhân chịu một nửa, tức 10.000.000 đến 25.000.000 đồng.
Khoảng cách giữa dòng hai và dòng ba là khoảng cách giữa phạt gấp ba lần và phạt 20%. Thứ kéo doanh nghiệp từ dòng hai xuống dòng ba là bộ chứng từ: hợp đồng, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển, và nhất là chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
7. Hệ quả kéo sang doanh nghiệp khác của cùng một chủ
Đây là điểm mới của Thông tư 91/2026/TT-BTC mà nhiều chủ doanh nghiệp chưa để ý. Khoản 4 Điều 7 xếp vào diện rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử người nộp thuế có người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của một người nộp thuế khác đang ở một trong hai trạng thái:
- Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao sẽ không được chấp nhận đăng ký hóa đơn ngay. Cơ quan thuế ban hành thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung tài liệu theo Mẫu 01/TB-BSTT-NNT, hoặc cử người xác minh tại địa chỉ. Doanh nghiệp có 03 ngày làm việc để giải trình. Không giải trình được, hoặc xác minh thấy không hoạt động tại địa chỉ, thì bị từ chối đăng ký.
Hệ quả thực tế: một công ty cũ bị bỏ mặc, treo ở trạng thái bỏ địa chỉ, sẽ làm chậm và làm khó chính công ty mới mà người chủ vừa lập. Đóng công ty cũ cho đúng thủ tục là cách duy nhất gỡ nút này. Trách nhiệm cá nhân của người chủ bỏ mặc công ty được trình bày đầy đủ ở bài về chủ doanh nghiệp bỏ mặc công ty.
8. Danh sách việc cho người làm kế toán
| Thời điểm | Việc cần làm về hóa đơn |
|---|---|
| Trước ngày tạm ngừng | Xuất hết hóa đơn cho hàng đã giao, dịch vụ đã xong; xử lý dứt điểm hóa đơn sai; lập danh sách hợp đồng đã ký còn phải xuất trong thời gian nghỉ |
| Trong thời gian tạm ngừng | Không lập hóa đơn trên phần mềm; hợp đồng ký trước ngày tạm ngừng thì xin cấp theo từng lần phát sinh; có đơn hàng mới thì làm thủ tục tiếp tục kinh doanh trước |
| Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế | Bán xong tài sản, hàng tồn cần thanh lý và xuất hóa đơn; đối chiếu hóa đơn đã lập với tờ khai; xử lý hết hóa đơn sai sót |
| Sau khi nộp hồ sơ, còn phát sinh thanh lý | Xin cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh; nộp thuế trên hóa đơn trước khi được cấp mã |
| Khi mua hàng của đối tác | Tra trạng thái mã số thuế của bên bán với giao dịch lớn; lưu chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ giao nhận |
| Sau khi doanh nghiệp đã chấm dứt | Hóa đơn điện tử vẫn phải được lưu trữ đủ thời hạn; xem bài về lưu trữ sổ sách sau khi công ty chấm dứt |
Kết luận
Hóa đơn là thứ bị khóa sớm nhất khi một doanh nghiệp bước vào quá trình ngừng hoạt động, và bị khóa trong im lặng. Từ ngày 01/7/2026, hệ thống không gửi thông báo nào cho bốn trạng thái tạm ngừng, chấm dứt mã số thuế, bỏ địa chỉ và cưỡng chế nợ thuế. Mốc khóa là mốc của chính thủ tục mà doanh nghiệp đang làm.
Vì vậy phần việc hóa đơn cần được làm trước mỗi mốc, không để dồn về sau. Khi đã lỡ qua mốc, vẫn còn một đường để xuất những tờ thật sự cần: xin cấp theo từng lần phát sinh, với cái giá là phải nộp thuế trước cho từng tờ. Còn phía người mua, chỉ một thói quen tra trạng thái mã số thuế của bên bán trước khi nhận hóa đơn lớn cũng đủ tránh được phần lớn rủi ro.
Tạm ngừng kinh doanh thì cơ quan thuế có gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn không?
Không. Theo điểm a khoản 2 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, với trường hợp tạm ngừng kinh doanh, Hệ thống thông tin quản lý thuế ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử và không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn, tính từ ngày bắt đầu tạm ngừng.
Đang tạm ngừng mà khách của hợp đồng cũ cần hóa đơn thì làm thế nào?
Nếu hợp đồng ký trước ngày cơ quan nhà nước thông báo tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp xin cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đơn đề nghị theo Mẫu số 06/ĐN-PSDT, và phải nộp đủ thuế trên hóa đơn trước khi được cấp mã.
Lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng bị phạt bao nhiêu?
Với doanh nghiệp, phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng theo điểm e khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP; cá nhân kinh doanh chịu một nửa mức này. Không bị phạt nếu đó là hóa đơn giao cho khách để thực hiện hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng. Nếu còn kinh doanh trong thời gian tạm ngừng mà không báo cơ quan thuế thì bị xử lý như trốn thuế.
Công ty đang giải thể có được tự xuất hóa đơn thanh lý tài sản không?
Trước khi vào trạng thái ngừng hoạt động thì doanh nghiệp tự lập hóa đơn như bình thường. Khi đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, việc thanh lý tài sản, hàng hóa cần hóa đơn thuộc diện được cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh. Vì vậy nên bán và xuất hóa đơn xong trước khi nộp hồ sơ chấm dứt.
Xin cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh mất bao lâu?
Sau khi doanh nghiệp đã nộp đủ số thuế trên hóa đơn đề nghị cấp, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo cơ quan thuế cấp mã, theo điểm đ khoản 1 Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Nhận hóa đơn của một công ty đã bỏ địa chỉ thì có bị loại chi phí không?
Nếu ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký thì đó là sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nếu hóa đơn lập trước ngày đó, chỉ bị coi là không hợp pháp khi cơ quan có thẩm quyền đã có kết luận, và người mua có quyền chứng minh giao dịch có thật.
Công ty cũ bỏ địa chỉ có ảnh hưởng tới công ty mới của cùng chủ không?
Có. Theo khoản 4 Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế có chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đồng thời là chủ sở hữu, người đại diện của một doanh nghiệp đang ở trạng thái không hoạt động tại địa chỉ, hoặc ngừng hoạt động mà chưa chấm dứt mã số thuế, bị xếp rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và phải giải trình trong 03 ngày làm việc.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, khoản 7 Điều 3, khoản 2 Điều 6, Điều 9, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, khoản 4 Điều 7, Điều 8, Điều 15, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
- Thông tư số 90/2026/TT-BTC quy định về đăng ký thuế, Điều 14, Điều 15, Điều 18, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, điểm a khoản 4 Điều 7, điểm đ khoản 1 Điều 16, điểm d và điểm g khoản 1 Điều 17, điểm e khoản 4 Điều 24, khoản 1 Điều 28; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 01/01/2022), Nghị định số 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 16/01/2026) và Nghị định số 291/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 21/7/2026)
- Luật Xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13, điểm e khoản 1 Điều 3, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 67/2020/QH14 và Luật số 88/2025/QH15
Cùng tuyến bài: doanh nghiệp ngừng hoạt động
Toàn bộ các bước, xếp theo thứ tự một doanh nghiệp đi qua: Doanh nghiệp ngừng hoạt động: lộ trình từng bước từ tạm ngừng tới đóng hồ sơ
Các đường đóng cửa và thủ tục chính
- Đóng cửa một công ty: giải thể, phá sản, hay bỏ mặc?
- Tạm ngừng kinh doanh: đặt lệch một ngày là mất cả quý khai thuế
- Tám ngày làm việc để mất mã số thuế, và cửa sổ năm ngày để gỡ
- Giải thể doanh nghiệp: bảy việc bị cấm và những chỗ làm hồ sơ bị trả về
- Hàng tồn kho, tài sản cố định và công nợ khi giải thể
- Trước khi phá sản: sáu giao dịch sẽ bị hủy và ba năm cấm chức vụ
- Công ty nợ thuế: ai bị cưỡng chế, ai bị tạm hoãn xuất cảnh
- Bên bán bỏ trốn sau khi xuất hóa đơn: giải trình thế nào khi hàng mua là có thật?
Những việc đi kèm khi ngừng hoạt động
- Bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: vì sao, rồi sao, gỡ ở đâu
- Đóng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: thuế đi trước, đăng ký đi sau
- Công ty đóng cửa: trả người lao động những gì, và nợ bảo hiểm ai chịu
- Quyết toán thuế khi chấm dứt hoạt động: 45 ngày và bốn bộ hồ sơ
- Chủ bỏ mặc công ty: nợ thuế đi theo ai, và những cánh cửa nào bị khóa
- Bán công ty thay vì giải thể: người mua gánh nợ ẩn tới đâu
- Công ty đã đóng cửa: sổ sách ai giữ, giữ bao lâu, ai chịu khi bị hỏi lại
Để lại một bình luận