Hóa đơn xuất cho khách hàng ghi sai một chữ trong tên công ty. Mã số thuế đúng, số tiền đúng, thuế suất đúng. Kế toán lập ngay một hóa đơn thay thế cho chắc ăn.
Đó là làm thừa. Trường hợp này chỉ cần một thông báo gửi cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn. Ngược lại, có những trường hợp doanh nghiệp tưởng chỉ cần báo nhưng thực ra bắt buộc phải lập hóa đơn mới, và thậm chí không được quyền chọn giữa điều chỉnh với thay thế.
Từ ngày 01/7/2026, toàn bộ cách xử lý nằm ở Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cách chia vẫn theo mức độ sai như trước, nhưng số hiệu văn bản, số hiệu mẫu biểu và một vài chi tiết thủ tục đều đã đổi. Bài này dựng lại toàn bộ cây quyết định.
Tóm tắt nhanh cho người bận
- Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ mà mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa đều đúng: chỉ thông báo, gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn.
- Sai mã số thuế, tên hàng, số tiền, thuế suất, tiền thuế: người bán chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu: bắt buộc thay thế, không được chọn.
- Nhiều hóa đơn sai cùng kiểu trong một tháng cho cùng một người mua: được gộp thành một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm bảng kê.
- Có nhóm tình huống hóa đơn không sai nhưng vẫn phải điều chỉnh: trả lại hàng, chiết khấu theo doanh số, quyết toán dự án đổi đơn giá.
1. Câu hỏi đầu tiên: sai ở đâu
Toàn bộ cách xử lý phụ thuộc vào chỗ sai thuộc nhóm nào. Thông tư chia đúng hai nhóm, và ranh giới giữa chúng rất rõ ràng, chỉ cần đọc kỹ một lần là dùng được mãi.
| Nhóm | Sai ở nội dung nào | Phải làm gì |
|---|---|---|
| Nhóm nhẹ | Tên, địa chỉ, số tiền ghi bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng đúng mã số thuế, đúng số tiền, đúng thuế suất, đúng tiền thuế, đúng hàng hóa | Thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Không phải lập lại hóa đơn |
| Nhóm nặng | Mã số thuế; tên hàng hóa hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế; hoặc các nội dung bắt buộc khác | Chọn một trong hai: lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc lập hóa đơn mới thay thế |
Cách nhớ gọn: hỏi xem chỗ sai có làm lệch số tiền phải nộp thuế hoặc danh tính bên mua hay không. Nếu không, đó là nhóm nhẹ.
Sai tên công ty người mua nhưng mã số thuế đúng là chỗ làm thừa phổ biến nhất trong nghề. Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động thông báo tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT.
2. Điều chỉnh và thay thế khác nhau chỗ nào
Với nhóm sai nặng, người bán được quyền chọn. Hai cách đều hợp lệ như nhau, chỉ khác ở dòng chữ bắt buộc trên hóa đơn mới và ở cách phản ánh vào sổ.
2.1. Hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch so với hóa đơn cũ, và bắt buộc phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn cũ vẫn còn nguyên giá trị; hai hóa đơn cộng lại mới ra con số đúng.
2.2. Hóa đơn thay thế
Hóa đơn thay thế ghi lại toàn bộ nội dung đúng, và bắt buộc phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn cũ coi như bị bỏ, chỉ hóa đơn mới có giá trị.
2.3. Chọn cách nào
Thông tư để doanh nghiệp tự quyết, nhưng thực tế có vài quy ước nên theo cho đỡ rối sổ:
- Sai một phần giá trị, ví dụ đơn giá lệch vài phần trăm: dùng điều chỉnh, để hóa đơn cũ và hóa đơn điều chỉnh cùng phản ánh một giao dịch.
- Sai nhiều tiêu thức cùng lúc, hoặc sai mã số thuế người mua: dùng thay thế, vì viết lại toàn bộ dễ đọc hơn nhiều so với ghép mảnh.
- Hóa đơn cũ đã được người mua kê khai khấu trừ: cả hai cách đều buộc người mua điều chỉnh lại tờ khai, nên nên trao đổi trước với bên mua thay vì tự quyết rồi báo sau.
Sau khi lập, người bán ký số trên hóa đơn mới rồi gửi cho người mua nếu đang dùng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Nếu dùng hóa đơn có mã thì gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn mới trước, rồi mới gửi người mua.
3. Hai trường hợp bắt buộc thay thế
Quyền chọn nói trên không áp dụng cho tất cả. Điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC buộc phải lập hóa đơn thay thế trong hai trường hợp:
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền lập sai;
- Hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
Có một ngoại lệ nằm bên trong ngoại lệ này, và nó đảo chiều luôn cả bên lập hóa đơn: nếu tài sản đó đã được đăng ký quyền sở hữu theo tên người mua rồi, thì khi trả lại hàng, chính người mua mới là bên lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán, với điều kiện người mua thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp bán ô tô, bán nhà, bán máy móc phải đăng ký nên nắm kỹ chi tiết này.
4. Biên bản thỏa thuận: khi nào bắt buộc
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn thuộc nhóm sai nặng, người bán phải xử lý phần giấy tờ với người mua. Yêu cầu khác nhau tùy người mua là ai.
| Người mua là ai | Yêu cầu |
|---|---|
| Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Người bán lưu tại đơn vị, xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu |
| Cá nhân không kinh doanh | Người bán thông báo cho người mua, hoặc thông báo trên website của người bán nếu có |
Có ba trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận: chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch; và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.
Doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến với hàng nghìn đơn mỗi ngày được hưởng lợi rõ nhất từ nhóm miễn trừ này. Với các doanh nghiệp còn lại, văn bản thỏa thuận nên có một mẫu sẵn để điền, vì tần suất phát sinh cao hơn nhiều so với mức mọi người thường ước lượng.
5. Nhiều hóa đơn sai cùng kiểu trong một tháng
Đây là điểm tiết kiệm công sức đáng nhớ nhất của Điều 10, và cũng là điểm ít người biết nhất.
Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho cả loạt hóa đơn sai đó. Kèm theo hóa đơn gộp này là bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Tình huống điển hình: cấu hình sai đơn giá của một mặt hàng trong phần mềm bán hàng, xuất nhầm suốt nửa tháng cho một khách sỉ. Thay vì lập 40 hóa đơn điều chỉnh, chỉ cần một hóa đơn kèm bảng kê 40 số hóa đơn.
6. Khi cơ quan thuế là bên phát hiện
Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đã lập sai, dù là hóa đơn có mã hay không có mã, cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IV Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo và điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng cách đã nói ở trên.
Chiều ngược lại: khi người bán tự xử lý theo nhóm chỉ cần thông báo, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động phát thông báo tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT tại Phụ lục IV. Đây là giấy tờ nên lưu lại cùng hồ sơ hóa đơn, vì nó chứng minh việc thông báo đã tới nơi.
7. Hóa đơn không sai nhưng vẫn phải điều chỉnh
Khoản 5 Điều 10 xử lý một nhóm tình huống khác hẳn phần trên: hóa đơn lập đúng ở thời điểm lập, nhưng sau đó thực tế thay đổi. Ở đây mọi bên đều làm đúng, chỉ là số liệu cần được phản ánh lại cho khớp thực tế.
- Quyết toán dự án đầu tư thay đổi đơn giá hoặc khối lượng, hoặc điều chỉnh giá bán theo pháp luật chuyên ngành: lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch, giảm thì ghi số âm, tăng thì ghi số dương.
- Chiết khấu thương mại tính theo số lượng hoặc doanh số: số tiền chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau, miễn là không vượt giá trị hóa đơn của lần đó; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh.
- Trả lại hàng hóa toàn bộ hoặc một phần, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị: người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn.
- Hủy hoặc chấm dứt giao dịch sau khi đã lập hóa đơn thu tiền trước, thường gặp ở kinh doanh bất động sản và xây dựng nhà để bán: xử lý như trường hợp trả lại hàng.
- Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm: lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng, ghi rõ số tiền và lý do, không phân biệt đã chi tiền hay chưa.
Với các trường hợp trả lại hàng hóa, trả lại tài sản đã đăng ký quyền sở hữu và hoàn giảm phí bảo hiểm, cả người bán lẫn người mua đều phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Chỉ có hóa đơn điều chỉnh mà thiếu hồ sơ gốc là chưa đủ.
Nhóm chiết khấu thương mại theo doanh số đáng chú ý riêng, vì nó là nghiệp vụ định kỳ chứ không phải sự cố. Doanh nghiệp có chính sách chiết khấu lũy tiến nên chốt sẵn cách xử lý ngay khi ban hành chính sách, thay vì đến cuối năm mới ngồi tính xem điều chỉnh vào đâu.
8. Đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu rồi thì làm sao
Với người bán chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, cách xử lý gọn hơn hẳn: gửi thông tin điều chỉnh hoặc thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, và không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Nếu chính Bảng tổng hợp đã gửi bị thiếu hoặc sai thì người bán gửi Bảng tổng hợp bổ sung, điền đủ ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn vào cột 18 “thông tin hóa đơn liên quan” của Mẫu số 01/TH-HĐĐT tại Phụ lục III.
9. Cây quyết định rút gọn
| Sai ở đâu | Cách xử lý | Mẫu biểu |
|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Thông báo cho người mua, không phải lập lại hóa đơn | Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục III |
| Sai mã số thuế; tên hàng hóa hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế; nội dung bắt buộc khác | Người bán chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế | Hóa đơn mới có dòng chữ dẫn chiếu hóa đơn cũ |
| Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, hoặc hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng | Lập hóa đơn thay thế | Không được chọn điều chỉnh |
| Nhiều hóa đơn sai cùng kiểu, cùng người mua, trong một tháng | Một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho cả loạt | Mẫu số 01/BK-ĐCTT, Phụ lục III |
| Cơ quan thuế phát hiện sai | Người bán rà soát rồi điều chỉnh hoặc thay thế | Mẫu số 01/TB-RSĐT, Phụ lục IV |
Kết luận
Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC không làm thay đổi tư duy xử lý hóa đơn sai, nhưng đổi gần như toàn bộ số hiệu mẫu biểu mà kế toán vẫn quen tay. Ba việc nên làm trước ngày 01/7/2026: cập nhật bộ mẫu biểu trong phần mềm hóa đơn, soạn sẵn mẫu văn bản thỏa thuận với người mua, và phổ biến lại cho cả phòng ranh giới giữa nhóm sai nhẹ với nhóm sai nặng.
Riêng ranh giới đó, nếu nắm chắc, đã tiết kiệm được phần lớn công sức. Rất nhiều hóa đơn được lập lại chỉ vì người xử lý không dám tin rằng một thông báo là đủ.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn ghi sai địa chỉ người mua, mã số thuế đúng thì xử lý thế nào?
Thuộc nhóm sai nhẹ. Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC cho cơ quan thuế. Không phải lập lại hóa đơn, không phải lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.
Sai số tiền thì chọn điều chỉnh hay thay thế?
Người bán được quyền chọn. Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch và phải có dòng chữ dẫn chiếu hóa đơn cũ; hóa đơn thay thế ghi lại toàn bộ nội dung đúng và cũng phải có dòng chữ dẫn chiếu. Sai nhiều tiêu thức cùng lúc thì thay thế thường gọn hơn.
Hóa đơn từ máy tính tiền lập sai thì làm sao?
Bắt buộc lập hóa đơn thay thế theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trường hợp này không có quyền chọn điều chỉnh.
Có bắt buộc lập biên bản thỏa thuận với người mua không?
Bắt buộc khi người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Với cá nhân không kinh doanh thì chỉ cần thông báo. Ba trường hợp được miễn: chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp, chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch, và mua bán trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.
Xuất sai đơn giá cho một khách suốt nửa tháng thì phải lập bao nhiêu hóa đơn điều chỉnh?
Một, nếu các hóa đơn sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất và nằm trong cùng một tháng. Kèm theo là bảng kê các hóa đơn đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III.
Khách trả lại hàng thì ai lập hóa đơn?
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn. Riêng với tài sản đã đăng ký quyền sở hữu theo tên người mua thì chính người mua lập hóa đơn trả lại hàng, nếu người mua thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử.
Căn cứ
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, Điều 10 và các Phụ lục III, IV, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Bài liên quan: Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay Nghị định 123/2020 về hóa đơn điện tử
Để lại một bình luận