Triển khai theo dự án · bàn giao trọn bộ
Dịch vụ setup hệ thống kế toán
Dựng bộ khung quy chế, quy trình, chứng từ và báo cáo để doanh nghiệp tự vận hành đúng luật
Từ năm tài chính 2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC giao cho doanh nghiệp quyền tự quyết nhiều hơn về tài khoản, về báo cáo, về cách hạch toán nghiệp vụ chưa có hướng dẫn. Đổi lại, doanh nghiệp phải tự ban hành quy chế và tự tổ chức kiểm soát nội bộ. Đây là dịch vụ dựng phần đó: một lần, có danh mục bàn giao rõ ràng, có nghiệm thu.
Vì sao mốc 2026 buộc doanh nghiệp phải dựng lại hệ thống
Thông tư 200/2014/TT-BTC làm việc theo tinh thần áp khuôn: Bộ Tài chính quy định sẵn tài khoản, sẵn biểu mẫu, doanh nghiệp làm theo. Thông tư 99/2025/TT-BTC đổi hướng, cho doanh nghiệp được sửa đổi bổ sung hệ thống tài khoản, được thêm chỉ tiêu báo cáo tài chính theo đặc thù quản lý, được quyết định nhiều thứ ở đơn vị trực thuộc. Kèm theo quyền đó là một điều kiện: phải có văn bản nội bộ ghi rõ mình đã chọn cách nào.
Doanh nghiệp không có bộ quy chế này, hoặc có mà không phản ánh đúng thực tế vận hành, thì khi chứng từ sai, khi sổ sách lệch, trách nhiệm rất dễ dồn về phía kế toán. Điều 18 Luật Kế toán 2015 đã đặt trách nhiệm lên người ký tên trên chứng từ, và kế toán thường là người cuối cùng chạm vào chứng từ. Chúng tôi đã phân tích kỹ tình huống này trong bài một văn bản giúp kế toán tránh phần lớn rủi ro nghề nghiệp.
Cùng lúc đó là một loạt thay đổi khác phải cập nhật vào quy trình: Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn thay Nghị định 123/2020, Nghị định 252/2026/NĐ-CP về quản lý thuế, và quy định về người ký chứng từ từ 01/01/2026. Sửa rời rạc từng chỗ thì chỗ nọ vênh chỗ kia. Dựng lại một lần cho khớp thì gọn hơn.
Một hệ thống kế toán gồm ba lớp
Nhiều doanh nghiệp hiểu “hệ thống kế toán” là phần mềm. Phần mềm chỉ là lớp ngoài cùng. Thiếu hai lớp trong thì phần mềm nào cũng cho ra số liệu không giải trình được.
- Lớp ngườiAi lập chứng từ, ai kiểm, ai duyệt, ai ghi sổ, ai lưu trữ. Mỗi vị trí có bản phân nhiệm và có thẩm quyền ký được ghi thành văn bản.
- Lớp giấy tờQuy chế quản trị nội bộ, quy chế tài chính, quy chế hạch toán, quy trình từng nghiệp vụ và bộ mẫu biểu chứng từ đi kèm.
- Lớp công cụ và số liệuPhần mềm, hệ thống tài khoản chi tiết, bộ báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, cách lưu trữ và sao lưu dữ liệu kế toán.
- Chỗ dịch vụ này can thiệpCả ba lớp, theo thứ tự từ trong ra ngoài. Dựng lớp người và lớp giấy tờ trước, cấu hình công cụ sau, vì công cụ chỉ số hóa được thứ đã được quyết định.
Danh mục bàn giao
Đây là danh mục tối đa. Ở bước khảo sát, hai bên chốt lại doanh nghiệp cần những mục nào, bỏ mục nào, rồi đưa đúng danh mục đã chốt vào phụ lục hợp đồng. Doanh nghiệp nghiệm thu theo danh mục đó.
APhân nhiệm và thẩm quyền
- Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán và bản mô tả công việc từng vị trí
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, kèm hồ sơ chứng minh đủ điều kiện theo Luật Kế toán
- Bảng thẩm quyền ký: tách rõ người lập, người kiểm, người duyệt, người ký trên từng loại chứng từ
- Quy định về ủy quyền ký và về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán
Cam kết: Mỗi loại chứng từ có đúng một người lập, một người duyệt, một người ký. Chủ doanh nghiệp chỉ vào một khoản chi bất kỳ là biết ngay ai chịu trách nhiệm chỗ nào.
BHệ thống quy chế
- Quy chế quản trị nội bộ theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 99/2025/TT-BTC
- Quy chế tài chính: hạn mức chi, thẩm quyền phê duyệt, tạm ứng và hoàn ứng, công tác phí, tiếp khách
- Quy chế hạch toán kế toán cho phần tài khoản và chỉ tiêu báo cáo doanh nghiệp tự mở thêm, đây là điều kiện bắt buộc để được mở thêm
- Quy chế lương, thưởng, định mức và các khoản chi có tính chất phúc lợi
- Quy chế bảo mật, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán theo thời hạn luật định
Cam kết: Bộ quy chế ban hành xong đủ căn cứ để đối chiếu khi cơ quan thuế hỏi doanh nghiệp đã tổ chức kiểm soát nội bộ theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 99/2025/TT-BTC như thế nào.
CQuy trình nghiệp vụ
- Bán hàng, xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu, chốt đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định hiện hành
- Mua hàng và tiếp nhận hóa đơn đầu vào, kèm điều kiện khấu trừ và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt
- Thu chi tiền mặt, tiền gửi, tạm ứng và hoàn ứng
- Kho: nhập, xuất, kiểm kê định kỳ và cách xử lý chênh lệch
- Tài sản cố định và công cụ dụng cụ: ghi tăng, tính khấu hao và phân bổ, thanh lý
- Tiền lương, bảo hiểm và hồ sơ lao động
- Theo dõi công nợ và đối chiếu với sổ phụ ngân hàng
- Khóa sổ tháng, quý, năm và lịch các đầu việc phải làm trước mỗi kỳ khóa sổ
Cam kết: Mỗi nghiệp vụ có một đường đi duy nhất từ lúc phát sinh tới lúc lên sổ. Người mới vào làm đọc quy trình là chạy được việc, không phải hỏi lại từng bước.
DBộ mẫu biểu chứng từ
- Bộ mẫu chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính theo đúng chế độ mà doanh nghiệp áp dụng: Thông tư 99/2025, Thông tư 133/2016 hoặc Thông tư 58/2026 tùy quy mô
- Các mẫu nội bộ mà chế độ không quy định sẵn: đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, biên bản bàn giao, biên bản kiểm kê, bảng đối chiếu công nợ
- Hướng dẫn điền từng mẫu, đặt cạnh kho tra cứu chedo.ketoanthue.net để kế toán tự đối chiếu về sau
Cam kết: Toàn bộ mẫu biểu đúng chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, đã điền thử một bộ mẫu hoàn chỉnh để kế toán có bản đối chiếu.
EHệ thống tài khoản và bộ báo cáo
- Danh mục tài khoản chi tiết mở theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, kèm quy chế hạch toán cho phần tự mở
- Bộ báo cáo tài chính theo biểu mẫu mới, gồm Báo cáo tình hình tài chính thay cho Bảng cân đối kế toán
- Bộ báo cáo quản trị cho chủ doanh nghiệp: dòng tiền, công nợ phải thu phải trả, tồn kho, lãi lỗ theo mảng hoặc theo dự án
- Quy định ai lập, ai duyệt, gửi cho ai và gửi vào ngày nào trong tháng
Cam kết: Bộ báo cáo quản trị chạy được ngay trên số liệu thật của doanh nghiệp, có ngày gửi cố định trong tháng và có người chịu trách nhiệm lập.
FCông cụ và dữ liệu
- Chọn phần mềm phù hợp quy mô, cấu hình danh mục, chuyển số dư đầu kỳ và đối chiếu số chuyển
- Kết nối hóa đơn điện tử, quy tắc đặt tên tệp và nơi lưu chứng từ điện tử
- Lịch sao lưu và cách khôi phục dữ liệu khi hỏng
- Doanh nghiệp cần một phần mềm dựng sẵn theo Thông tư 99 thì tham khảo phần mềm kế toán VFRS, và vẫn được tự do chọn phần mềm khác
Cam kết: Phần mềm chạy đúng hệ thống tài khoản đã dựng, số dư đầu kỳ khớp với báo cáo kỳ trước tới từng đồng, có lịch sao lưu đã chạy thử khôi phục một lần.
Quy trình triển khai
- Khảo sátĐọc hồ sơ pháp lý, xem sổ sách và báo cáo kỳ gần nhất, phỏng vấn từng vị trí đang tham gia vào dòng chứng từ. Kết quả là biên bản khảo sát kèm danh sách những chỗ đang hở.
- Chốt phạm viHai bên chọn từ danh mục bàn giao ở trên những mục doanh nghiệp thực sự cần, đưa vào phụ lục hợp đồng, chốt thời gian và chi phí.
- Dựng bộ văn bảnSoạn quy chế, quy trình và mẫu biểu theo đúng cách doanh nghiệp đang vận hành. Doanh nghiệp đọc, góp ý, sửa cho tới khi đúng với thực tế của mình rồi mới ban hành.
- Cấu hình công cụCài phần mềm, dựng hệ thống tài khoản, chuyển số dư đầu kỳ, dựng bộ báo cáo quản trị theo mẫu đã chốt.
- Chạy thử một kỳ thậtDoanh nghiệp vận hành một kỳ kế toán bằng chính bộ quy trình mới, có người của chúng tôi kèm. Chỗ nào vướng thì sửa ngay trong kỳ này.
- Đào tạo và bàn giaoĐào tạo cho kế toán và cho người phê duyệt, bàn giao trọn bộ hồ sơ bản mềm và bản in, nghiệm thu theo danh mục ở phụ lục hợp đồng, kèm thời gian hỗ trợ sau bàn giao ghi rõ trong hợp đồng.
Ai làm việc này
Phần soạn quy chế, quy trình nghiệp vụ, hợp đồng mẫu và kiểm soát nội bộ do Văn phòng Luật sư Tư Vấn Nhật Hướng đảm nhận. Đây là mảng việc văn phòng làm thường xuyên cho doanh nghiệp, và cũng là lý do ketoanthue.net được lập ra: nối kế toán với pháp lý thay vì để hai bên nói hai thứ tiếng.
Phần nghiệp vụ kế toán, hệ thống tài khoản và bộ báo cáo có sự tham gia của Công ty TNHH Tư Vấn Dịch Vụ Tài Chính Kế Toán Nhật Hướng (mã số thuế 1801432596). Phần công cụ dựa trên kinh nghiệm triển khai phần mềm kế toán và kho tra cứu văn bản của cùng hệ sinh thái.
Chi phí
Chi phí được báo sau bước khảo sát và tính theo ba yếu tố: số mục trong danh mục bàn giao mà hai bên chốt, số pháp nhân và số đơn vị trực thuộc phải dựng, và mức độ phải làm lại từ đầu so với chỉ chuẩn hóa cái đang có.
Gói Nền
Doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đang dưới 10 lao động và một pháp nhân.
Từ5.000.000đ
- Hạng mục A và B: phân nhiệm, thẩm quyền ký, quy chế quản trị nội bộ
- Hạng mục D: bộ mẫu biểu chứng từ theo chế độ đang áp dụng
- Chọn chế độ kế toán và dựng hệ thống tài khoản gốc
- Một buổi đào tạo, hỗ trợ 30 ngày sau bàn giao
Gói Đủ
Doanh nghiệp đang chạy, muốn chuẩn hóa lại toàn bộ trước kỳ 2026.
Từ15.000.000đ
- Trọn sáu hạng mục A đến F trong danh mục bàn giao
- Đủ tám quy trình nghiệp vụ và bộ báo cáo quản trị
- Cấu hình phần mềm và chuyển số dư đầu kỳ
- Chạy thử một kỳ kế toán thật, có người kèm
- Hai buổi đào tạo, hỗ trợ 90 ngày sau bàn giao
Gói Nhóm công ty
Từ hai pháp nhân, hoặc có chi nhánh và đơn vị trực thuộc.
Từ30.000.000đ
- Toàn bộ Gói Đủ, dựng riêng cho từng pháp nhân
- Quy chế giao dịch nội bộ và cách ghi nhận luân chuyển giữa các đơn vị
- Bộ báo cáo hợp nhất cho chủ sở hữu
- Hỗ trợ 90 ngày sau bàn giao
Việc lẻ theo hạng mục
Doanh nghiệp chỉ cần vá đúng chỗ đang hở.
Từ2.000.000đ
- Chọn từng hạng mục trong danh mục bàn giao
- Ví dụ chỉ dựng quy chế quản trị nội bộ, hoặc chỉ dựng bộ báo cáo quản trị
- Giá tính theo số hạng mục đã chốt trong biên bản khảo sát
Mức trên là giá khởi điểm cho một pháp nhân, đã gồm soạn thảo, ban hành và đào tạo. Báo giá chính thức ký cùng phụ lục danh mục sau buổi khảo sát, và không phát sinh ngoài phụ lục đó.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có cần setup hệ thống kế toán ngay không?
Doanh nghiệp mới là trường hợp làm nhẹ nhất và rẻ nhất, vì chưa có dữ liệu cũ phải gỡ. Việc cần làm ngay từ đầu gồm: chọn chế độ kế toán áp dụng, bổ nhiệm người phụ trách kế toán đúng điều kiện, ban hành quy chế phân nhiệm và thẩm quyền ký, chốt bộ mẫu chứng từ. Bốn thứ đó dựng trước khi phát sinh nghiệp vụ thì về sau không phải làm lại.
Doanh nghiệp đang có kế toán rồi thì setup để làm gì?
Setup không thay kế toán. Nó trả lời câu hỏi mà kế toán không tự trả lời được: khoản chi này ai được duyệt, chứng từ thiếu thì ai chịu, báo cáo gửi cho ai vào ngày nào. Khi những điều đó nằm trong văn bản do doanh nghiệp ban hành, kế toán làm việc theo khuôn thay vì theo chỉ đạo miệng, và trách nhiệm được phân về đúng người.
Mất bao lâu?
Gói Nền khoảng 2 đến 3 tuần. Gói Đủ khoảng 6 đến 8 tuần, đã gồm một kỳ kế toán chạy thử. Gói Nhóm công ty tính theo số pháp nhân, chốt mốc cụ thể trong biên bản khảo sát. Mốc thời gian ghi vào hợp đồng, chậm tiến độ do phía chúng tôi thì kéo dài thời gian hỗ trợ sau bàn giao tương ứng.
Doanh nghiệp đang dùng phần mềm khác thì có phải đổi không?
Không bắt buộc. Bước cấu hình công cụ làm trên phần mềm doanh nghiệp đang dùng, miễn phần mềm đó đáp ứng được chế độ kế toán đang áp dụng. Chỉ khi phần mềm hiện tại không lên được bộ báo cáo theo biểu mẫu mới thì mới đặt ra chuyện đổi, và đó vẫn là quyết định của doanh nghiệp.
Sau khi bàn giao, doanh nghiệp tự vận hành được không?
Đó là mục tiêu của dịch vụ. Bộ hồ sơ bàn giao gồm cả hướng dẫn điền từng mẫu và lịch các đầu việc theo kỳ, kèm buổi đào tạo cho kế toán và cho người phê duyệt. Thời gian hỗ trợ sau bàn giao được ghi rõ trong hợp đồng để doanh nghiệp biết mình được hỏi lại đến khi nào.
Setup xong có bắt buộc dùng dịch vụ kế toán tháng của Kế Toán Nhật Hướng không?
Không. Đây là hai dịch vụ riêng, hai hợp đồng riêng. Doanh nghiệp setup xong rồi để kế toán nội bộ vận hành là cách dùng bình thường nhất của dịch vụ này.
Bắt đầu bằng một buổi khảo sát
Buổi khảo sát cho ra biên bản ghi rõ hệ thống hiện tại đang hở ở đâu và danh mục việc cần làm. Doanh nghiệp cầm biên bản đó quyết định làm tiếp hay không, làm toàn bộ hay chỉ làm phần đang hở.
60C đường 30/4, An Lạc, Ninh Kiều, Cần Thơ
Điện thoại: 0931 009 677 · Thư: [email protected]
Giờ làm việc: thứ hai đến thứ sáu, sáng 7:30 đến 11:30, chiều 13:30 đến 17:30
