Không ít kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp từng ký chứng từ theo “thói quen kế toán cũ” là ký thay giám đốc “KT. GIÁM ĐỐC” – rồi ký và ghi tên mình bên dưới. Nghe tưởng bình thường, nhưng từ 01/01/2026, hành vi này bị cấm tuyệt đối theo Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đây là một trong những thay đổi lớn của chế độ kế toán mới. Chỉ một chữ “KTQ.” Hoặc” KT” sai chỗ, chứng từ có thể bị loại khỏi hồ sơ kế toán, thậm chí cá nhân ký còn có khả năng bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
Điều 10. Lập, ký và kiểm soát chứng từ kế toán
1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
2. Việc lập và ký chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, văn bản hướng dẫn Luật kế toán, hướng dẫn tại Thông tư này và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.
3. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp phải phù hợp với quy định của pháp luật, yêu cầu quản lý, quy chế quản trị nội bộ để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp và xác định được trách nhiệm của cá nhân có liên quan.
4. Kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” chức danh của người quản lý, điều hành của doanh nghiệp trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
PHÂN BIỆT 3 HÌNH THỨC KÝ: “KÝ THAY” – “KÝ THỪA ỦY QUYỀN” – “KÝ THEO ỦY QUYỀN”
| Tiêu chí | Ký thay (KT.) | Ký thừa ủy quyền (TƯQ.) | Ký theo ủy quyền bằng văn bản (ký được ủy quyền) |
| Bản chất pháp lý | Là việc cấp phó trong cơ cấu tổ chức (được giao chức vụ chính thức) ký thay người đứng đầu trong phạm vi thẩm quyền được giao. | Là việc cá nhân không giữ chức vụ lãnh đạo, được người có thẩm quyền ủy quyền tạm thời bằng văn bản, ký thay người đó. | Là việc một cá nhân được ủy quyền hợp pháp (theo hợp đồng, văn bản) để ký các văn bản, chứng từ thuộc phạm vi được ghi trong văn bản ủy quyền. |
| Cơ sở pháp lý | Điều 13.1 – Nghị định 30/2020/NĐ-CP | Điều 13.2 – Nghị định 30/2020/NĐ-CP | Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 (Hợp đồng ủy quyền), Điều 10 TT 99/2025/TT-BTC, Điều 16 Luật Kế toán 2015 |
| Cách ghi trên văn bản | “KT. GIÁM ĐỐC” / “KT. CHỦ TỊCH” (ký, ghi rõ họ tên) | “TƯQ. GIÁM ĐỐC” / “TƯQ. CHỦ TỊCH” (ký, ghi rõ họ tên) | Ghi: “Người được ủy quyền ký thay Giám đốc” hoặc chỉ ký, ghi họ tên, đính kèm quyết định/văn bản ủy quyền trong hồ sơ. |
| Hiệu lực pháp lý | Có giá trị như chữ ký của người đứng đầu, vì người ký là cấp phó chính thức được phân cấp hành chính. | Có giá trị trong phạm vi văn bản ủy quyền (theo nội dung và thời hạn được ghi). | Có giá trị ràng buộc tương đương với người ủy quyền trong phạm vi được ủy quyền; ràng buộc trách nhiệm cá nhân người ký. |
| Phạm vi áp dụng | Cơ quan nhà nước, tổ chức có cơ cấu cấp phó chính thức. | Cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp (khi người đứng đầu ủy quyền cho người không giữ chức vụ). | Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội nghề nghiệp, hồ sơ kế toán – tài chính. |
| Trong chứng từ kế toán (TT 99/2025) | 🚫 Không áp dụng (vì “KT.” là thẩm quyền hành chính, không phản ánh đúng trách nhiệm cá nhân). | 🚫 Bị cấm tuyệt đối – Điều 10.4 TT 99/2025: “Kế toán trưởng không được ký thừa ủy quyền chức danh người quản lý.” | ✅ Hợp lệ – nếu có văn bản ủy quyền hoặc phân quyền điện tử rõ ràng; người ký ghi đúng tên, không ghi “KT.” hay “TƯQ.” |
| Ví dụ minh họa | Phó Giám đốc Sở ký “KT. Giám đốc” trên công văn hành chính. | Trưởng phòng ký “TƯQ. Giám đốc” theo văn bản ủy quyền 1 tháng khi Giám đốc đi công tác. | Kế toán trưởng ký theo ủy quyền Giám đốc trên phiếu chi, đính kèm quyết định ủy quyền ký chứng từ của Giám đốc trong hồ sơ. |
| Cách ghi hợp lệ khi dùng cho kế toán – doanh nghiệp | ❌ Không dùng “KT.” | ❌ Không dùng “TƯQ.” | ✅ Ghi: “Người được ủy quyền ký thay Giám đốc” hoặc chỉ ký, ghi họ tên, kèm văn bản ủy quyền. |
| Trách nhiệm pháp lý khi sai quy định | Nếu áp dụng sai vào chứng từ kế toán → chứng từ bị loại, người ký có thể bị xử phạt theo NĐ 41/2018. | Vi phạm Điều 10.4 TT 99/2025 → bị xử phạt hành chính | Hợp lệ và Người ký phải chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi được ủy quyền. |
Hai việc nên làm ngay
Rà lại toàn bộ mẫu chứng từ đang dùng và bỏ hết chỗ in sẵn chữ “KT.”, kể cả mẫu trong phần mềm. Sau đó ghi thẳng vào quy chế quản trị nội bộ về kế toán ai được ký chứng từ nào, ký với tư cách gì, và ủy quyền thì bằng văn bản nào. Không có quy chế thì mọi sai sót trên chứng từ đều mặc định quy về người ký. Cần mẫu chuẩn để đối chiếu thì lấy ở bộ biểu mẫu chứng từ và sổ kế toán tải về theo Thông tư 99.
Để lại một bình luận