Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong công tác kế toán

I. BẢNG PHÂN BIỆT CÁC LOẠI CHỮ KÝ

II. LIÊN HỆ ĐẾN CHỮ KÝ TRONG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

a)     Quy định chung

Chữ ký trên chứng từ kế toán là yêu cầu pháp lý bắt buộc nhằm bảo đảm tính hợp pháp, trung thực của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. (Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC và Điều 16 Luật Kế toán 2015):

• Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải lập chứng từ kế toán.
• Chứng từ kế toán phải được ký bởi người lập, người duyệt và các cá nhân có liên quan.
• Việc phân cấp ký phải phù hợp với quy định pháp luật, yêu cầu quản lý, quy chế quản trị nội bộ để bảo đảm kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
• Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” chức danh của người quản lý, điều hành doanh nghiệp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Chứng từ chi tiền phải có chữ ký của người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền trước khi thực hiện.
• Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

b)     Chữ ký điện tử trong chứng từ kế toán:

• Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023. Bên nhận cũng có phần việc của mình, xem nghĩa vụ của người nhận chứng từ điện tử.
• Khi chứng từ giấy được chuyển sang điện tử để giao dịch, thanh toán thì chứng từ điện tử là bản có hiệu lực thực hiện nghiệp vụ, còn bản giấy chỉ có giá trị lưu trữ. Riêng bản scan lại là chuyện khác hẳn, xem rủi ro khi thanh toán theo hợp đồng scan.
• Do chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn và chữ ký số (công cộng hoặc chuyên dùng công vụ) có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nên có thể được sử dụng để ký chứng từ kế toán điện tử.
• Phần mềm kế toán phải đáp ứng khả năng kết nối với hệ thống ký số (Điều 28 Thông tư 99/2025/TT-BTC).

c)      Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023: “Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.”

III. TÓM TẮT GIÁ TRỊ PHÁP LÝ CỦA CÁC HÌNH THỨC CHỮ KÝ

Kết luận

• Trong kế toán, chữ ký tay vẫn là hình thức truyền thống nhưng chữ ký điện tử và chữ ký số đang trở thành tiêu chuẩn pháp lý mới mà các kế toán cần biết và áp dụng.
• Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn là hai hình thức duy nhất được pháp luật công nhận có giá trị tương đương chữ ký tay. Các hình thức còn lại rơi vào đâu thì xem chữ ký điện tử nào có giá trị pháp lý.
• Đơn vị kế toán cần ban hành quy chế phân quyền ký điện tử rõ ràng và bảo đảm kiểm soát chặt chẽ chứng thư, log hệ thống để tránh rủi ro về pháp lý và kiểm toán trong quá trình hành nghề.