Bố trí bộ máy kế toán sai: ba bậc phạt tới 30 triệu đồng

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường xử lý bộ máy kế toán theo cách gọn nhất: vợ làm kế toán kiêm thủ quỹ, thuê một người quen chưa có chứng chỉ đứng tên kế toán trưởng, hoặc đơn giản là chưa bố trí ai và tự mình ký hết.

Cả ba cách đều có mức phạt riêng, và mức phạt nằm ở một điều luật ít người biết: Điều 17 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, xử phạt vi phạm quy định về tổ chức bộ máy kế toán. Cao nhất tới 30 triệu đồng, và người bị phạt là tổ chức, tức doanh nghiệp.

Bài này liệt kê đủ ba bậc phạt của điều đó, cùng ba nhóm quy định về phân tách nhiệm vụ mà chúng bảo vệ.

1. Ba bậc phạt của Điều 17

Chú ý sự khác nhau giữa hai bậc cuối: bố trí người làm kế toán không đủ tiêu chuẩn nằm ở bậc 10 đến 20 triệu, còn bố trí hoặc thuê kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn nằm ở bậc 20 đến 30 triệu. Luật đặt yêu cầu cao hơn cho vị trí có trách nhiệm lập báo cáo tài chính.

Trường hợp được miễn ở bậc cao nhất gồm: doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, và doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nghĩa là mô hình chủ kiêm kế toán chỉ hợp pháp trong ba trường hợp hẹp đó. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, dù nhỏ tới đâu, cũng không nằm trong nhóm miễn.

2. Ba nhóm quy định về phân tách nhiệm vụ

Điều 17 là chế tài, còn phần nội dung nằm ở Luật Kế toán số 88/2015/QH13. Ba nhóm sau đây thường bị bỏ qua nhất ở doanh nghiệp nhỏ:

2.1. Người quản lý không được kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ

Khoản 7 Điều 13 xếp việc này vào nhóm hành vi bị nghiêm cấm. Ngoại lệ, theo Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, gồm doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, và doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Lý do của quy định không phải hình thức: người ra quyết định chi tiền mà đồng thời là người giữ tiền và người ghi sổ thì không còn lớp kiểm soát nào. Mọi hệ thống kiểm soát nội bộ đều bắt đầu từ việc tách ba vai đó ra.

2.2. Người thân của người điều hành không được làm kế toán

Khoản 3 Điều 52 liệt kê: cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người đứng đầu, của giám đốc, tổng giám đốc và của cấp phó phụ trách công tác tài chính kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán.

Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP nhắc lại nhóm này và ghi rõ ngoại lệ gồm doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, và doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

2.3. Người giữ tài sản không được làm kế toán

Khoản 4 Điều 52: người đang là người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán không được làm kế toán. Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP nói cụ thể hơn: người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản, và cùng nhóm ngoại lệ nêu trên.

Ba nhóm này gộp lại thành một nguyên tắc: người ghi sổ phải tách khỏi người giữ tài sản và người quyết định. Doanh nghiệp bỏ qua nguyên tắc này không chỉ chịu rủi ro bị phạt, mà mất luôn khả năng phát hiện sai sót và gian lận từ bên trong.

3. Tiêu chuẩn kế toán trưởng: bốn điều kiện

Theo Điều 54 Luật Kế toán và Điều 21 Nghị định 174/2016/NĐ-CP:

• Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;
• Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên;
• Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;
• Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất 02 năm với trình độ đại học trở lên, hoặc 03 năm với trình độ trung cấp, cao đẳng.

Điều kiện thứ ba là điều kiện hay thiếu nhất trên thực tế. Người có nhiều năm kinh nghiệm nhưng chưa học lớp bồi dưỡng kế toán trưởng thì vẫn chưa đủ điều kiện, và việc bố trí người đó vào vị trí kế toán trưởng thuộc bậc phạt cao nhất của Điều 17.

Người được cử làm phụ trách kế toán cũng phải có các tiêu chuẩn tương tự, và theo khoản 4 Điều 53 Luật Kế toán, phải thực hiện trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng tại Điều 55.

4. Khi nào bắt buộc có kế toán trưởng

Mốc 12 tháng là mốc dễ trôi qua mà không ai để ý. Doanh nghiệp bố trí phụ trách kế toán từ đầu rồi cứ để vậy nhiều năm là đang ở tình trạng vi phạm, thuộc nhóm không bố trí kế toán trưởng theo quy định.

5. Thuê dịch vụ kế toán: hai chỗ dễ vướng

• Thuê đơn vị không đủ điều kiện. Điều 17 phạt 5 đến 10 triệu với hành vi thuê tổ chức, cá nhân không đủ tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề kế toán. Khoản 13 Điều 13 Luật Kế toán cũng cấm việc thuê cá nhân, tổ chức không đủ điều kiện cung cấp dịch vụ kế toán cho đơn vị mình. Việc cần làm là kiểm tra Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán và Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề trước khi ký hợp đồng, và lưu bản sao.
• Thuê người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn. Nằm ở bậc 20 đến 30 triệu, cùng bậc với việc bố trí người nhà. Thuê dịch vụ làm kế toán trưởng vẫn phải bảo đảm người được thuê đủ tiêu chuẩn theo Điều 54.

Về phía đơn vị cung cấp dịch vụ, phạm vi trách nhiệm và các điều khoản hợp đồng cần có nằm ở bài về trách nhiệm của kế toán dịch vụ.

6. Danh mục rà bộ máy kế toán

• Đơn vị đã bố trí kế toán trưởng chưa. Nếu đang dùng phụ trách kế toán, đã quá 12 tháng chưa, và có thuộc nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ được miễn không.
• Người đang giữ vị trí kế toán trưởng có đủ bốn điều kiện không, đặc biệt là chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng. Lưu bản sao vào hồ sơ nhân sự.
• Có ai đang vừa quản lý vừa làm kế toán, thủ kho hoặc thủ quỹ không, và đơn vị có thuộc nhóm ngoại lệ không.
• Có người thân của người điều hành đang làm kế toán không.
• Có quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bằng văn bản không, và đã tới hạn bổ nhiệm lại chưa với các đơn vị thuộc diện.
• Mỗi lần thay người làm kế toán, đã tổ chức bàn giao và thông báo theo quy định chưa.
• Với đơn vị thuê ngoài: đã kiểm và lưu giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán của bên cung cấp chưa.

Bảy dòng trên rà hết trong một buổi, và chúng bao trọn cả ba bậc phạt của Điều 17. Trình tự và nội dung biên bản bàn giao nằm ở bài về bàn giao và lưu trữ.

Kết luận

Điều 17 Nghị định 41/2018 là điều luật ít được nhắc nhưng chạm tới gần như mọi doanh nghiệp nhỏ, vì nó phạt chính những cách làm tiện nhất: để trống vị trí kế toán trưởng, đưa người nhà vào làm kế toán, hoặc để chủ kiêm luôn thủ quỹ.

Điểm đáng nói là các quy định bị vi phạm ở đây không phải thủ tục. Chúng là lớp kiểm soát nội bộ tối thiểu: tách người ghi sổ khỏi người giữ tài sản, và đặt vào vị trí lập báo cáo tài chính một người đủ chuyên môn. Doanh nghiệp làm đúng phần này không chỉ tránh được mức phạt, mà có được thứ đáng giá hơn nhiều là khả năng tự phát hiện sai sót.