Phần đó không thuộc việc của em: phân công phần hành thế nào cho rõ

Phòng kế toán có bốn người: một kế toán kho, một kế toán công nợ, một kế toán thuế, một thủ quỹ. Một khoản chi sai lọt qua. Khi truy trách nhiệm, cả bốn cùng nói câu giống nhau: phần đó không thuộc việc của em.

Không ai nói sai, và cũng không ai chứng minh được. Vì trong hầu hết doanh nghiệp nhỏ, ranh giới giữa các phần hành chưa bao giờ được viết ra thành văn bản.

Luật Kế toán đặt trách nhiệm của người làm kế toán theo công việc được phân công. Bài này nói về cách viết ra sự phân công đó, và ba lớp kiểm soát mà việc phân công đúng tạo ra.

1. Trách nhiệm gắn với phần hành

Khoản 3 Điều 51 Luật Kế toán số 88/2015/QH13: người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình.

Hai vế đó vẽ ra phạm vi trách nhiệm của một kế toán viên: phần việc được giao, và chất lượng chuyên môn trong phần việc đó. Nhưng vế đầu chỉ có nội dung khi sự phân công tồn tại dưới dạng văn bản.

Khi không có bản mô tả công việc, phạm vi trách nhiệm của mỗi người trở thành thứ được suy đoán sau khi sự việc xảy ra. Trong tình huống đó, người bất lợi luôn là người có chữ ký gần chứng từ nhất, chứ không phải người thực sự quyết định.

Ở chiều ngược lại, bản mô tả công việc rõ ràng cũng bảo vệ người làm nghề theo hướng khác: nó là căn cứ để dùng nguyên tắc không chịu trách nhiệm về hành vi vượt quá khi vụ việc có nhiều người tham gia.

2. Nguyên tắc gốc: tách ba vai

Mọi hệ thống kiểm soát nội bộ đều bắt đầu từ việc tách ba vai trong cùng một nghiệp vụ:

Luật Kế toán biến nguyên tắc này thành quy định bắt buộc ở ba chỗ:

• Khoản 7 Điều 13: nghiêm cấm người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ;
• Khoản 4 Điều 52: người đang là người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán không được làm kế toán;
• Khoản 3 Điều 52: người thân của người điều hành không được làm kế toán trong cùng đơn vị.

Ngoại lệ: đọc Nghị định, đừng dừng ở Luật

Đây là chỗ rất dễ hiểu sai. Luật Kế toán nêu ngoại lệ hẹp là doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu. Nhưng Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP mở rộng thêm một nhóm: doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, và doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nghĩa là một công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên hoặc công ty cổ phần, nếu không có vốn nhà nước và thuộc diện doanh nghiệp siêu nhỏ, thì vẫn được bố trí người thân của giám đốc làm kế toán, và được để người quản lý kiêm thủ quỹ. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ đọc mỗi Luật rồi tưởng mình đang vi phạm, trong khi Nghị định đã mở cửa cho họ.

Một chi tiết nữa của Điều 19 Nghị định 174/2016: khoản 3 nói tới người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản, chứ không phải mọi người từng mua bán tài sản. Người thỉnh thoảng đi mua vật tư không vì thế mà mất tư cách làm kế toán.

Vi phạm nhóm này bị phạt theo Điều 17 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, cao nhất tới 30 triệu đồng. Chi tiết ba bậc phạt nằm ở bài về tổ chức bộ máy kế toán.

3. Phân công theo phần hành: bảng gợi ý

Với phòng kế toán từ ba người trở lên, cách chia phổ biến và ranh giới trách nhiệm tương ứng:

Bảng này chỉ là gợi ý, doanh nghiệp tự điều chỉnh theo quy mô. Điều quan trọng không phải chia thành mấy phần hành, mà là mỗi nghiệp vụ đều có ít nhất hai người chạm vào, và một trong hai không phải người giữ tài sản.

4. Quy chế phân nhiệm và thẩm quyền ký

Bản mô tả công việc nói ai làm gì. Quy chế thẩm quyền ký nói ai được quyết tới mức nào. Hai văn bản này bổ sung cho nhau, và văn bản thứ hai thường bị bỏ.

Một quy chế thẩm quyền ký tối thiểu cần trả lời:

• Với từng loại chứng từ, ai lập, ai kiểm, ai duyệt, ai ký;
• Ngưỡng giá trị nào thì cần thêm cấp duyệt cao hơn;
• Ai được ủy quyền khi người có thẩm quyền vắng mặt, ủy quyền bằng văn bản nào, trong thời hạn nào;
• Chứng từ nào bắt buộc có chữ ký của kế toán trưởng trước khi chi tiền.

Gạch đầu dòng cuối không phải lựa chọn nội bộ mà là quy định: khoản 3 Điều 19 Luật Kế toán buộc chứng từ chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện, và ký theo từng liên.

Việc ký không đúng thẩm quyền bị phạt 5 đến 10 triệu đồng với cá nhân người ký, theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Nghĩa là quy chế ủy quyền không rõ ràng gây thiệt hại trực tiếp cho chính nhân viên, chứ không chỉ cho doanh nghiệp.

Chi tiết các quy tắc ký và mức phạt tương ứng nằm ở bài về ký chứng từ.

5. Ba điểm giao nhau hay để lọt việc

Sai sót thường không nằm trong một phần hành, mà rơi vào khe giữa hai phần hành. Ba khe phổ biến nhất:

• Giữa kho và công nợ. Hàng về nhưng hóa đơn chưa về, hoặc ngược lại. Không ai nhận phần theo dõi khoảng lệch đó thì phát sinh tồn kho âm hoặc công nợ treo. Cách xử: giao rõ một người theo dõi hàng về chưa có hóa đơn và đối chiếu hằng tháng.
• Giữa thanh toán và thuế. Khoản chi từ 05 triệu đồng trả bằng tiền mặt, hoặc chuyển vào tài khoản không đứng tên bên bán. Kế toán thanh toán lo dòng tiền, kế toán thuế lo tờ khai, không ai soát điều kiện chi phí được trừ. Cách xử: đưa việc kiểm điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt vào chính bước lập ủy nhiệm chi.
• Giữa tổng hợp và các phần hành. Số dư chờ xử lý như tài sản thừa thiếu, khoản treo chưa rõ nguyên nhân, nằm lại tới lúc khóa sổ. Cách xử: đặt hạn xử lý cho từng khoản chờ, và rà trước ngày khóa sổ chứ không phải sau.

Về cách xử lý các khoản chênh lệch trước khi lập báo cáo, xem bài về xử lý chênh lệch kiểm kê.

6. Bàn giao giữa các kế toán viên

Luật quy định việc bàn giao khi thay đổi người làm kế toán, và Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết cho kế toán trưởng, phụ trách kế toán. Nhưng trên thực tế, việc luân chuyển phần hành giữa các kế toán viên trong cùng phòng cũng cần biên bản, vì nó cũng dịch chuyển ranh giới trách nhiệm.

Biên bản bàn giao phần hành nên có:

• Ngày bàn giao và kỳ mà người cũ phụ trách phần hành đó;
• Số dư các tài khoản thuộc phần hành tại thời điểm bàn giao;
• Danh mục chứng từ, sổ, hồ sơ bàn giao;
• Việc còn dở: khoản chưa đối chiếu, chứng từ chưa về, khoản treo chờ xử lý;
• Chữ ký của hai bên và của kế toán trưởng.

Trình tự bàn giao đầy đủ và các mốc chốt trách nhiệm nằm ở bài về bàn giao và lưu trữ.

7. Bộ ba văn bản nên có

Ba văn bản này viết một lần, sửa khi có thay đổi nhân sự, và chúng phục vụ hai việc cùng lúc: làm rõ trách nhiệm khi có sự cố, và tạo lớp kiểm soát để sự cố ít xảy ra hơn.

Kết luận

Câu “phần đó không thuộc việc của em” chỉ có giá trị khi có một tờ giấy nói rõ việc của em là gì. Luật Kế toán đặt trách nhiệm theo công việc được phân công, nên chính doanh nghiệp là bên quyết định ranh giới đó bằng văn bản của mình.

Với người làm nghề, đề nghị có bản mô tả công việc rõ ràng không phải là đòi hỏi hành chính, mà là việc bảo vệ mình. Với chủ doanh nghiệp, đó là cách duy nhất để câu hỏi “ai chịu trách nhiệm” có câu trả lời trước khi sự việc xảy ra, thay vì sau.