Bán trên sàn bị trừ thuế sẵn: trừ theo tỷ lệ nào và còn phải khai gì

Người bán trên sàn nhìn vào ví, thấy tiền về đã bị trừ một khoản. Không ai hỏi trước, và trên bảng kê chỉ ghi vắn tắt là thuế. Câu hỏi tiếp theo thường là: trừ theo tỷ lệ nào, ai quyết định tỷ lệ đó, và mình còn phải tự khai gì nữa.

Từ ngày 01/7/2026, cơ chế này được quy định tại các Điều 43 đến 46 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Có một chi tiết quyết định số tiền bị trừ mà chính người bán kiểm soát được: thông tin ngành nghề và loại sản phẩm khai với sàn. Khai không rõ thì bị áp tỷ lệ cao nhất.

1. Sàn nào phải khấu trừ nộp thay

Chủ quản nền tảng thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán, cả trong nước lẫn ngoài nước. Nhóm này gồm chủ sở hữu trực tiếp quản lý nền tảng, tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền quản lý nền tảng, và tổ chức tại Việt Nam có hoạt động kinh tế số khác thay mặt chủ quản nền tảng ở nước ngoài chi trả thu nhập cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh từ sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số.

Thiếu một trong hai chức năng thì nằm ngoài quy định này. Nền tảng chỉ đăng tin rao bán, để người mua và người bán tự liên hệ và tự thanh toán, thì không khấu trừ nộp thay. Khi đó nghĩa vụ khai và nộp thuế vẫn thuộc về hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng.

Đây là điểm cần nắm với người bán chạy song song nhiều kênh. Cùng một mặt hàng, bán trên sàn có thanh toán thì bị trừ sẵn, bán qua nền tảng chỉ rao tin thì tự khai. Doanh thu của cả hai kênh vẫn cộng chung vào nghĩa vụ của người bán.

2. Khấu trừ những sắc thuế nào

Nhà cung cấp nước ngoài đã được sàn khấu trừ, khai và nộp thay thì không phải khai, nộp lại thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp cho chính các giao dịch đó.

Thời điểm khấu trừ

3. Tỷ lệ khấu trừ

Số thuế bằng tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu phát sinh tại Việt Nam của từng giao dịch. Doanh thu phát sinh tại Việt Nam là số tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà bên bán được hưởng, do tổ chức kinh doanh tại Việt Nam chi trả hoặc do sàn thu hộ.

Trường hợp sàn hoặc tổ chức mua hàng không xác định được giao dịch là hàng hóa hay dịch vụ, hoặc là loại dịch vụ nào, trên cơ sở dữ liệu và thông tin sẵn có, thì áp mức tỷ lệ cao nhất theo quy định của từng sắc thuế.

Khoảng cách giữa 1% và 5% là năm lần. Với người bán hàng hóa thuần túy, việc gian hàng khai ngành nghề mập mờ hoặc mô tả sản phẩm không rõ có thể khiến toàn bộ doanh thu bị trừ theo mức của nhóm dịch vụ. Đây là việc sửa được trong một buổi và có hiệu quả ngay.

4. Đơn hủy và hàng trả lại

• Sàn bù trừ số thuế đã khấu trừ nộp thay của giao dịch bị hủy hoặc trả lại hàng với số thuế phải khấu trừ nộp thay của các giao dịch bán hàng khác;
• Số thuế sàn nộp thay bằng tổng số thuế của các giao dịch bán hàng, sau khi trừ tổng số thuế của các giao dịch bị hủy hoặc trả lại hàng;
• Sàn có trách nhiệm trả lại đầy đủ và kịp thời số tiền thuế đã khấu trừ nộp thay cho bên bán đối với các giao dịch bị hủy hoặc trả lại hàng.

Với ngành hàng có tỷ lệ hoàn trả cao, đây là khoản tiền không nhỏ. Người bán nên đối chiếu riêng số đơn hủy, đơn hoàn với phần thuế được trả lại theo từng tháng, thay vì tin vào số ròng mà sàn hiển thị.

5. Tránh bị khấu trừ hai lần

Tổ chức kinh doanh tại Việt Nam áp dụng phương pháp khấu trừ, khi mua hàng hóa, dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài hoặc cá nhân không cư trú trên sàn, cũng phải khấu trừ nộp thay. Nếu tổ chức đó đã khấu trừ cho một giao dịch phát sinh trên sàn có đủ hai chức năng, thì phải thông báo bằng phương thức điện tử cho sàn để sàn không khấu trừ lần nữa với cùng giao dịch.

Thông báo phải có đủ: mã số thuế của tổ chức đã khấu trừ, mã giao dịch hoặc mã đơn hàng, giá trị giao dịch, số thuế đã khấu trừ nộp thay, và thông tin của bên bán. Cả hai bên có trách nhiệm lưu giữ thông tin, chứng từ liên quan và cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Đây là thủ tục chủ động: không thông báo thì việc khấu trừ hai lần vẫn xảy ra, và phần thừa phải đi đòi lại sau.

6. Đăng ký thuế và kỳ khai

• Sàn trong nước và tổ chức tại Việt Nam có hoạt động kinh tế số khác: đăng ký thuế và được cấp mã số thuế riêng cho việc khai, nộp thay số thuế đã khấu trừ, dùng tài khoản giao dịch thuế điện tử đã được cấp;
• Sàn ở nước ngoài: dùng mã số thuế và tài khoản giao dịch thuế điện tử đã được cấp theo quy định về nhà cung cấp nước ngoài;
• Sàn khai số thuế đã khấu trừ theo tháng;
• Tổ chức kinh doanh tại Việt Nam khai theo từng lần phát sinh, phát sinh nhiều lần trong tháng thì được khai theo tháng.

7. Người bán còn phải làm gì

Sàn khấu trừ theo thông tin do bên bán cung cấp, và sàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ thuế mà sàn nộp. Nghĩa là thông tin ngành nghề và loại hàng hóa, dịch vụ mà người bán khai với sàn quyết định số thuế bị trừ.

• Khai đúng ngành nghề và loại sản phẩm trên gian hàng, để không bị áp tỷ lệ cao nhất.
• Đối chiếu số thuế sàn đã khấu trừ với doanh thu thực nhận theo từng tháng.
• Theo dõi các đơn hủy và hàng trả lại, đòi lại phần thuế đã bị trừ tương ứng.
• Bán trên nhiều sàn và bán ngoài sàn thì gộp doanh thu để xác định nghĩa vụ chung của mình; phần đã bị khấu trừ chỉ trừ vào nghĩa vụ đó.
• Lưu chứng từ khấu trừ do sàn cấp, làm căn cứ khi đối chiếu với cơ quan thuế.

Gạch đầu dòng thứ tư là chỗ nhiều người bán hiểu sai. Việc sàn đã khấu trừ không có nghĩa nghĩa vụ thuế của người bán đã xong. Doanh thu từ mọi kênh vẫn cộng lại để xác định nghĩa vụ chung, và phần sàn đã nộp thay chỉ được trừ vào nghĩa vụ đó.

Ngưỡng doanh thu và cách tính thuế của hộ kinh doanh nằm ở phần quy định riêng về hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; người bán online nên xác định trước mình thuộc nhóm nào trước khi tính phần còn phải nộp thêm.

Kết luận

Cơ chế sàn khấu trừ nộp thay làm nhẹ phần thủ tục cho người bán, nhưng nó không chuyển toàn bộ trách nhiệm sang sàn. Hai việc vẫn thuộc về người bán và đều ảnh hưởng trực tiếp tới tiền: khai đúng ngành nghề để không bị áp tỷ lệ cao nhất, và gộp doanh thu mọi kênh để xác định nghĩa vụ chung.

Việc thứ ba, đối chiếu hằng tháng giữa doanh thu, số thuế bị trừ và số thuế được trả lại cho đơn hoàn, là việc lặp đi lặp lại nhưng đáng làm, vì nó là cách duy nhất phát hiện phần bị trừ thừa.