Bộ máy kế toán: ai chịu trách nhiệm gì, và ai chịu liên đới

Trong một cuộc thanh tra, câu hỏi hay được đặt sớm nhất là “ai chịu trách nhiệm việc này”. Câu trả lời thường không rõ, vì trong nhiều doanh nghiệp, ranh giới giữa kế toán trưởng, kế toán viên và người đại diện theo pháp luật chưa bao giờ được viết ra.

Luật thì có viết. Ba vị trí đó có ba nhóm trách nhiệm khác nhau, và có một vị trí chịu trách nhiệm liên đới cho sai phạm của người khác mà chính người giữ vị trí đó ít khi biết.

Bài này dựng lại bản đồ trách nhiệm trong bộ máy kế toán theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

1. Ba vị trí, ba nhóm trách nhiệm

Đọc kỹ cột giữa sẽ thấy ba phạm vi không chồng lên nhau. Kế toán viên chịu trách nhiệm ở tầng nghiệp vụ. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm ở tầng tổ chức và sản phẩm cuối là báo cáo tài chính. Người đại diện chịu trách nhiệm ở tầng bộ máy và chỉ đạo.

Sự phân tầng này quan trọng khi cần xác định ai phải trả lời cho một sai sót cụ thể. Một bút toán sai thuộc tầng thứ nhất. Một báo cáo tài chính lập không đúng chế độ thuộc tầng thứ hai. Việc bố trí người không đủ tiêu chuẩn làm kế toán thuộc tầng thứ ba.

2. Điều khoản nặng nhất: trách nhiệm liên đới

Khoản 3 Điều 50: Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm trực tiếp về hậu quả của những sai phạm do mình gây ra; chịu trách nhiệm liên đới đối với những sai phạm do người khác gây ra nhưng thuộc trách nhiệm quản lý của mình.

Vế sau là vế mà nhiều chủ doanh nghiệp không biết. Giao hết cho kế toán rồi không quan tâm không phải là cách thoát trách nhiệm; ngược lại, chính việc không tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ theo khoản 4 Điều 50 là một thiếu sót thuộc về người đại diện.

Với người làm kế toán, điều khoản này có giá trị theo chiều ngược lại: nó cho thấy trách nhiệm không dồn hết về một phía. Trong hồ sơ giải trình, việc chỉ ra rằng một sai phạm bắt nguồn từ chỉ đạo hoặc từ việc bố trí bộ máy là lập luận có căn cứ luật, không phải đổ lỗi.

3. Quyền độc lập về chuyên môn: hai lần được nhắc

Luật Kế toán nhắc quyền này hai lần, cho hai vị trí:

• Khoản 2 Điều 51: người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán;
• Khoản 2 Điều 55: kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.

Đi kèm là khoản 6 Điều 13, xếp vào nhóm hành vi bị nghiêm cấm việc “mua chuộc, đe dọa, trù dập, ép buộc người làm kế toán thực hiện công việc kế toán không đúng với quy định của Luật này”.

Nghĩa là quyền độc lập chuyên môn không phải một câu tuyên ngôn, mà có một điều cấm bảo vệ nó. Khi bị ép làm sai, người làm kế toán có thể viện dẫn chính khoản cấm đó, chứ không chỉ nói rằng mình thấy không đúng.

Giới hạn của quyền, tùy khu vực

Khoản 3 Điều 55 trao thêm bốn quyền, nhưng chỉ cho kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước và doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ:

• Có ý kiến bằng văn bản về tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ;
• Yêu cầu các bộ phận cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan;
• Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với người ra quyết định;
• Báo cáo bằng văn bản khi phát hiện vi phạm; trường hợp vẫn phải chấp hành thì báo lên cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền, và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.

Kế toán trưởng doanh nghiệp tư nhân không có bốn quyền này theo luật. Điều đó không có nghĩa nên bỏ thói quen lập văn bản, ngược lại: ở khu vực tư, văn bản không miễn trừ tự động nhưng vẫn là bằng chứng về ý thức chủ quan, và đó là thứ phân biệt người làm công với người đồng phạm khi có vụ việc.

4. Ai bắt buộc phải có kế toán trưởng

Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định:

Điểm cần nhớ với người được cử làm phụ trách kế toán: khoản 4 Điều 53 Luật Kế toán quy định người phụ trách kế toán phải có tiêu chuẩn, điều kiện như kế toán trưởng và phải thực hiện trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng tại Điều 55. Nghĩa là chức danh nhẹ hơn nhưng trách nhiệm không nhẹ hơn.

Tiêu chuẩn kế toán trưởng

• Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;
• Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên;
• Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;
• Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất 02 năm với người trình độ đại học trở lên, hoặc 03 năm với người trình độ trung cấp, cao đẳng.

Việc bố trí người không đủ tiêu chuẩn làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng nằm trong nhóm hành vi bị nghiêm cấm tại khoản 8 Điều 13, và trách nhiệm bố trí thuộc về người đại diện theo pháp luật theo Điều 50.

5. Những người không được làm kế toán

Điều 52 Luật Kế toán liệt kê bốn nhóm, trong đó hai nhóm hay bị bỏ qua ở doanh nghiệp nhỏ:

• Người thân của người điều hành: cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, vợ chồng, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột của người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc, tổng giám đốc, cấp phó phụ trách tài chính kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị. Trừ doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu;
• Người đang là người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua bán tài sản trong cùng đơn vị, cũng với ngoại lệ tương tự.

Ngoài ra khoản 7 Điều 13 cấm người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ, trừ doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ.

Đây là nhóm quy định về phân tách nhiệm vụ, mục đích là để người giữ tiền không đồng thời là người ghi sổ. Bỏ qua nó không chỉ vi phạm luật mà còn xóa mất lớp kiểm soát nội bộ cơ bản nhất.

6. Việc nên làm để ranh giới rõ ràng

• Bản mô tả công việc cho từng vị trí kế toán, ghi rõ phần hành phụ trách. Đây là căn cứ để xác định “công việc được phân công” theo khoản 3 Điều 51.
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bằng văn bản, lưu cùng hồ sơ chứng minh tiêu chuẩn.
• Quy chế phân nhiệm và thẩm quyền ký: ai lập, ai kiểm, ai duyệt, ai ký cho từng loại chứng từ và từng ngưỡng giá trị.
• Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ theo định kỳ. Đây là nghĩa vụ của người đại diện theo khoản 4 Điều 50, và cũng là thứ bảo vệ chính người đó khỏi trách nhiệm liên đới.
• Rà lại nhóm người không được làm kế toán, đặc biệt quan hệ họ hàng và việc kiêm nhiệm thủ quỹ.
• Nêu ý kiến bằng văn bản khi có bất đồng chuyên môn, dù ở khu vực tư không có cơ chế miễn trừ.

Về hệ quả hình sự khi ranh giới trách nhiệm không rõ và doanh nghiệp có sai phạm, xem bài về trách nhiệm của kế toán khi doanh nghiệp trốn thuế.

Kết luận

Bộ máy kế toán có ba tầng trách nhiệm được luật phân định khá rõ, nhưng ở phần lớn doanh nghiệp nhỏ, ba tầng đó nhập lại thành một người và một cụm từ mơ hồ là “kế toán lo”.

Khi có vụ việc, sự mơ hồ đó luôn bất lợi cho người đứng gần hồ sơ nhất, tức người làm kế toán. Vì vậy việc viết ra ranh giới, bằng bản mô tả công việc và quy chế phân nhiệm, là việc phục vụ chính người làm nghề, chứ không phải thủ tục hành chính cho đẹp hồ sơ.