Kiểm kê thiếu 320 triệu: treo vào 1381 rồi để đó là sai ở đâu

Kiểm kê cuối năm phát hiện thiếu 320 triệu tiền hàng. Không ai nhận trách nhiệm, camera đã xóa, và chỉ còn hai tuần nữa là phải lập báo cáo tài chính. Kế toán treo số vào tài khoản 1381 rồi để đó sang năm sau tính.

Cách làm đó tạo ra ba vấn đề cùng lúc: báo cáo tài chính có một khoản phải thu không có người phải trả, chi phí của năm bị thiếu, và tới năm sau thì càng khó truy nguyên nhân hơn. Luật Kế toán đặt mốc rất rõ: chênh lệch và kết quả xử lý phải vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính.

Bài này đi hết đường xử lý một khoản thiếu, từ lúc phát hiện tới lúc kết chuyển, và cả trường hợp ngược lại là tồn kho âm trên sổ.

1. Mốc thời gian quyết định mọi thứ

Điều 40 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 định nghĩa kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Sau đó đơn vị phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê, và người lập, người ký báo cáo chịu trách nhiệm về kết quả.

Khoản 3 Điều 40 buộc phản ánh chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính, không phải sau. Nghĩa là toàn bộ quy trình xử lý chênh lệch, gồm cả việc trình cấp có thẩm quyền quyết định, phải chạy xong trong khoảng giữa ngày kiểm kê và ngày lập báo cáo.

Hệ quả thực hành: kiểm kê sát ngày lập báo cáo là tự ép mình vào thế treo số dư chờ xử lý sang năm sau. Doanh nghiệp nên đặt lịch kiểm kê sớm hơn, chừa đủ thời gian cho khâu điều tra nguyên nhân và ra quyết định xử lý, vì đó mới là khâu mất thời gian thật.

2. Bước đầu tiên: phân loại chênh lệch

Đây là bước quyết định mọi việc còn lại, và cũng là bước hay bị bỏ. Không phải chênh lệch nào cũng đi vào 1381 hoặc 3381.

Rất nhiều trường hợp gọi là “thiếu” thực ra là lỗi ghi sổ: nhầm mã hàng nên một mã bị xuất khống còn một mã tồn ảo, hoặc đơn vị tính lệch nhau giữa phiếu nhập và phiếu xuất, thùng với hộp, mét với cuộn. Những trường hợp này phải sửa ở chứng từ và ở sổ chi tiết, chứ đưa vào 1381 là che mất lỗi thật.

3. Xử lý tài sản thiếu

Tài khoản 138 Phải thu khác là nơi treo giá trị tài sản thiếu, với hai nội dung:

• Giá trị tài sản thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi ở tiểu khoản 1381;
• Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể trong và ngoài doanh nghiệp gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn, đã được xử lý bắt bồi thường.

Bên Nợ tài khoản 138 ghi giá trị tài sản thiếu chờ xử lý và khoản phải thu đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân. Bên Có ghi kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.

Phần giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát phải tính ngay vào giá vốn hàng bán, sau khi trừ đi các khoản bồi thường. Nghĩa là khoản thiếu không được treo mãi ở 1381: có quyết định xử lý thì phần bắt bồi thường chuyển sang phải thu, phần còn lại vào giá vốn trong kỳ.

Đường đi của một khoản thiếu 320 triệu

Bước 3 là bước quyết định. Không có quyết định xử lý bằng văn bản của người có thẩm quyền thì kế toán không có căn cứ để kết chuyển, và số dư 1381 buộc phải nằm lại trên báo cáo. Vì vậy đây là việc phải đôn đốc, chứ không phải việc chờ.

Về phía thuế, phần đưa vào giá vốn còn phải có bộ hồ sơ chứng minh tương ứng thì mới được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Danh mục hồ sơ theo từng nhóm nghiệp vụ nằm ở bài về hồ sơ chứng minh chi phí được trừ.

4. Xử lý tài sản thừa

Dòng cuối là chỗ nhiều doanh nghiệp làm sai theo hướng có lợi cho mình. Tài sản của người khác đang nằm trong kho mình thì không phải tài sản của mình, dù đã kiểm kê thấy. Nghĩa vụ là báo ngay cho doanh nghiệp chủ tài sản; nếu không xác định được chủ thì báo cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp đối với doanh nghiệp nhà nước.

5. Tồn kho âm trên sổ

Sổ chi tiết báo tồn kho âm nghĩa là phần mềm đang ghi nhận số lượng xuất nhiều hơn số đã nhập. Kho thật thì không âm được, nên con số âm luôn chỉ về một sai lệch trong chứng từ hoặc trong trình tự ghi sổ.

Sáu nguyên nhân hay gặp

• Xuất bán trước, nhập kho sau, do hóa đơn mua vào về chậm nên phiếu nhập kho chưa được ghi;
• Hàng đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nên còn nằm ở tài khoản 151, trong khi bộ phận bán hàng đã lấy hàng đi giao;
• Ghi nhầm mã hàng, một mã bị xuất khống còn một mã tồn ảo;
• Đơn vị tính lệch nhau giữa phiếu nhập và phiếu xuất, thùng với hộp, mét với cuộn;
• Hàng nhận bán hộ, nhận giữ hộ bị ghi vào tài khoản 156 rồi xuất bán, hoặc ngược lại hàng của mình bị bỏ ngoài sổ;
• Xuất hóa đơn theo tiến độ thanh toán trong khi hàng chưa hề rời kho người bán.

Hai nguyên nhân đầu là lệch thời điểm ghi sổ, sửa bằng chứng từ. Bốn nguyên nhân còn lại là sai bản chất nghiệp vụ, phải phân loại lại tài khoản và làm lại chứng từ gốc.

Phân loại đúng tài khoản trước khi sửa số

Nhập, xuất, tồn kho ghi theo nguyên tắc giá gốc. Giá gốc hàng hóa mua vào gồm giá mua, chi phí thu mua, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường nếu có, và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu khi không được khấu trừ.

Riêng nguyên nhân cuối, xuất hóa đơn khi hàng chưa rời kho người bán, là lỗi về thời điểm lập hóa đơn chứ không phải lỗi kho. Sửa bằng cách điều chỉnh chứng từ gốc, và nếu hóa đơn đã lập sai thì xử lý theo đúng trình tự điều chỉnh hoặc thay thế.

6. Quy trình gọn cho một kỳ kiểm kê

• Ra quyết định kiểm kê và lập ban kiểm kê, ấn định thời điểm khóa số liệu sổ sách để đối chiếu.
• Kiểm kê đủ các nhóm: tiền mặt, hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, và đối chiếu công nợ.
• Lập biên bản kiểm kê cho từng nhóm, rồi lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê theo yêu cầu của Luật Kế toán.
• Với mỗi chênh lệch, truy nguyên nhân. Nếu là nhầm lẫn, sót ghi sổ thì sửa sổ theo đúng bản chất, đừng đưa vào 3381 hay 1381.
• Trình cấp có thẩm quyền quyết định xử lý phần chưa rõ nguyên nhân, và lấy được quyết định trước ngày lập báo cáo tài chính.
• Kết chuyển 3381 và 1381 theo quyết định; phần hao hụt, mất mát còn lại đưa vào giá vốn.

Bước áp chót là bước duy nhất phụ thuộc người khác, nên nó nên được khởi động ngay sau khi có biên bản kiểm kê, song song với việc điều tra nguyên nhân, chứ không xếp tuần tự sau cùng.

Kết luận

Số dư 1381 và 3381 nằm lại trên báo cáo tài chính cuối năm là dấu hiệu quy trình kiểm kê chưa chạy hết. Luật Kế toán không cho phép treo: chênh lệch và kết quả xử lý đều phải vào sổ trước khi lập báo cáo.

Muốn làm được điều đó thì việc phải làm sớm là kiểm kê sớm, chứ không phải ghi sổ nhanh. Khâu tốn thời gian nằm ở điều tra nguyên nhân và lấy quyết định xử lý, và cả hai đều không rút ngắn được bằng cách làm gấp vào những ngày cuối.

Bài liên quan: Hàng tồn kho, tài sản cố định và công nợ khi giải thể