Kế toán dịch vụ chịu trách nhiệm gì khi khách hàng vi phạm thuế?

Kế toán dịch vụ nhận khai thuế cho hai chục khách. Chữ ký số của khách nằm trong tủ, hồ sơ khách gửi qua tin nhắn, và hằng tháng đến hạn thì ký nộp. Một trong hai chục khách đó bị thanh tra, phát hiện dùng hóa đơn không hợp pháp.

Câu hỏi đặt ra ngay: người ký tờ khai bằng chữ ký số của khách là ai, và người đó biết gì.

Đây là nhóm rủi ro riêng của nghề kế toán dịch vụ, khác hẳn kế toán làm công ăn lương. Bài này đi vào phạm vi trách nhiệm theo luật, ba lằn ranh dễ vượt qua, và bộ công cụ tự bảo vệ.

1. Trách nhiệm theo Luật Kế toán

Điều 67 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 đặt sáu nghĩa vụ cho kế toán viên hành nghề, doanh nghiệp và hộ kinh doanh dịch vụ kế toán:

• Thực hiện công việc kế toán liên quan đến nội dung dịch vụ kế toán thỏa thuận trong hợp đồng;
• Tuân thủ pháp luật về kế toán và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán;
• Chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật về nội dung dịch vụ kế toán đã cung cấp, và phải bồi thường thiệt hại do mình gây ra;
• Thường xuyên trau dồi kiến thức chuyên môn, thực hiện chương trình cập nhật kiến thức hàng năm;
• Tuân thủ sự quản lý nghề nghiệp và kiểm soát chất lượng dịch vụ của Bộ Tài chính hoặc tổ chức nghề nghiệp được ủy quyền;
• Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp theo quy định của Chính phủ.

Gạch đầu dòng cuối là nghĩa vụ, không phải lựa chọn. Trong thực tế đây cũng là công cụ phòng thân rẻ nhất của nghề: khi có tranh chấp về thiệt hại, việc có hay không có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp quyết định phần lớn kết cục tài chính.

Khoản 5 Điều 56 nói rõ về cách phân chia: doanh nghiệp, hộ kinh doanh dịch vụ kế toán và người được thuê chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Hai chữ cuối là chìa khóa của cả bài.

2. Nghĩa vụ của bên thuê, chỗ tựa khi khách giấu thông tin

Khoản 3 Điều 56 đặt nghĩa vụ cho phía khách hàng: đơn vị kế toán thuê dịch vụ có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán, và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ theo hợp đồng.

Đây là điều khoản mà bên cung cấp dịch vụ nên viện dẫn nhiều hơn. Khi khách gửi thiếu chứng từ, gửi muộn, hoặc gửi thông tin không đúng thực tế, đó là bên khách vi phạm nghĩa vụ luật định, chứ không phải bên dịch vụ làm ẩu.

Nhưng để dùng được điều khoản này, phải có bằng chứng về việc đã yêu cầu và khách không cung cấp. Yêu cầu qua điện thoại rồi thôi thì không còn gì để trình. Yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn, có ngày giờ, lưu theo từng kỳ, thì đó là hồ sơ.

3. Quyền từ chối, điều khoản ít được dùng nhất

Điều 68 liệt kê các trường hợp không được cung cấp dịch vụ kế toán. Sáu khoản, trong đó khoản 5 là khoản đáng nhớ nhất với người hành nghề:

Khoản 5 biến việc từ chối từ một quyết định kinh doanh thành một nghĩa vụ pháp lý. Khi khách yêu cầu làm sai, người hành nghề không ở thế phải cân nhắc giữa giữ khách và giữ nghề: luật nói là không được cung cấp dịch vụ trong trường hợp đó.

Đây cũng là câu để nói với khách hàng mà không làm hỏng quan hệ: việc từ chối là do quy định của Luật Kế toán, chứ không phải do đánh giá cá nhân về khách.

4. Cái giá của việc làm theo khách

Điều 69 quy định các trường hợp đình chỉ kinh doanh và thu hồi giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán. Hai điểm liên quan trực tiếp tới nội dung bài này:

• Đình chỉ khi có sai phạm về chuyên môn hoặc vi phạm chuẩn mực kế toán, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp gây hậu quả nghiêm trọng hoặc có khả năng thực tế gây hậu quả nghiêm trọng;
• Thu hồi giấy chứng nhận khi làm sai lệch hoặc thông đồng, móc nối để làm sai lệch tài liệu kế toán, báo cáo tài chính và cung cấp thông tin, số liệu báo cáo sai sự thật.

Doanh nghiệp bị thu hồi giấy chứng nhận phải chấm dứt việc kinh doanh dịch vụ kế toán kể từ ngày quyết định có hiệu lực. Nếu bị đình chỉ mà không khắc phục được trong 60 ngày thì cũng chuyển sang thu hồi.

Ngoài ra, khoản 14 Điều 13 Luật Kế toán xếp việc kế toán viên hành nghề và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán thông đồng, móc nối với khách hàng vào nhóm hành vi bị nghiêm cấm.

Cộng lại, một khách hàng làm sai có thể lấy đi cả giấy phép hành nghề, chứ không chỉ một khoản phí dịch vụ. Đó là phép so sánh đáng đưa ra khi cân nhắc có nhận một yêu cầu bất thường hay không.

5. Ba lằn ranh dễ vượt qua

Ranh giới thứ ba là ranh giới tinh vi nhất, vì nó bắt đầu bằng thiện chí giúp khách. Nhưng trong hồ sơ vụ án, sự khác nhau giữa khách yêu cầu và mình từ chối với mình gợi ý và khách đồng ý là sự khác nhau giữa hai vị thế pháp lý.

Về vai đồng phạm và cách phân biệt người ghi sổ với người giúp sức, xem bài về hợp thức hóa chi phí.

6. Bảy điều khoản nên có trong hợp đồng dịch vụ

Vì trách nhiệm được xác định theo thỏa thuận trong hợp đồng, chất lượng hợp đồng chính là mức độ bảo vệ. Bảy điều khoản sau đây giải quyết phần lớn tranh chấp thực tế:

• Phạm vi công việc liệt kê theo đầu việc, kèm danh sách những việc không thuộc phạm vi. Phần loại trừ quan trọng ngang phần bao gồm.
• Nghĩa vụ cung cấp tài liệu của khách: loại tài liệu, hạn nộp mỗi kỳ, và hệ quả khi nộp muộn hoặc nộp thiếu.
• Cam kết về tính trung thực của thông tin, tài liệu do khách cung cấp, kèm điều khoản khách chịu trách nhiệm về phần thông tin sai do mình cung cấp.
• Ủy quyền sử dụng chữ ký số: phạm vi, thời hạn, cách bàn giao và thu hồi thiết bị.
• Quyền từ chối thực hiện khi yêu cầu của khách trái quy định, dẫn chiếu khoản 5 Điều 68 Luật Kế toán.
• Giới hạn trách nhiệm và bảo hiểm: mức trách nhiệm tối đa, và thông tin về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.
• Bàn giao khi kết thúc: danh mục tài liệu bàn giao, thời hạn, biên bản có ký của hai bên.

7. Nếp làm việc hằng kỳ

• Nhận tài liệu qua một kênh duy nhất có lưu vết, và lập biên bản giao nhận hoặc bảng kê tài liệu theo từng kỳ.
• Gửi bản nháp tờ khai cho khách duyệt trước khi nộp, và chỉ nộp khi có xác nhận bằng văn bản. Đây là việc mất mười phút và giá trị của nó chỉ hiện ra khi có chuyện.
• Ghi lại mọi cảnh báo gửi khách: hóa đơn đáng ngờ, chứng từ thiếu, rủi ro của phương án khách chọn.
• Lưu nhật ký sử dụng chữ ký số: ngày, giờ, tờ khai nào, ai thực hiện.
• Rà tình trạng nhà cung cấp của khách với các hóa đơn giá trị lớn, và lưu kết quả rà kèm ngày.
• Bàn giao đầy đủ khi chấm dứt hợp đồng, có biên bản. Không giữ tài liệu của khách để làm áp lực thu phí.
• Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, vì đây là nghĩa vụ tại khoản 6 Điều 67.

Kết luận

Kế toán dịch vụ chịu một loại rủi ro mà kế toán nội bộ không có: cùng lúc gánh nhiều khách, mỗi khách một hồ sơ, và người ký nộp thường là mình. Nhưng nghề này cũng có một lợi thế mà kế toán nội bộ không có: quan hệ với khách là quan hệ hợp đồng, nên phạm vi trách nhiệm hoàn toàn có thể được viết ra từ đầu.

Vì vậy công cụ bảo vệ tốt nhất không phải là kiến thức pháp luật, mà là một bản hợp đồng viết kỹ cộng với nếp lưu vết hằng kỳ. Cả hai đều làm được trước, và cả hai đều không dựng lại được khi đã có thanh tra.