Doanh nghiệp hủy một lô hàng hết hạn trị giá 400 triệu đồng. Có phiếu nhập kho, có phiếu xuất hủy, có ảnh chụp hiện trường, có hóa đơn mua hàng gốc. Đến khi thanh tra, khoản này vẫn bị loại khỏi chi phí được trừ.
Thiếu quyết định thành lập Hội đồng xử lý và quyết định xử lý của Hội đồng. Hai tờ giấy, mất nửa buổi để làm, và phải làm ở thời điểm hủy hàng chứ không phải hai năm sau.
Đây là dạng rủi ro đặc trưng của chi phí được trừ: điều kiện chung ai cũng thuộc, nhưng mỗi nhóm nghiệp vụ đặc thù lại có một danh mục hồ sơ riêng nằm rải trong Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC. Bài viết dựng lại danh mục đó theo từng nhóm, để dùng như một bảng đối chiếu.
Tóm tắt nhanh cho người bận
- Mỗi nhóm chi đặc thù có danh mục hồ sơ riêng, nằm ngoài yêu cầu chung về hóa đơn chứng từ.
- Hủy hàng tồn kho và hủy tài sản phải lập Hội đồng xử lý. Hủy phế liệu, phế phẩm trong sản xuất thì chỉ cần biên bản của doanh nghiệp.
- Mua hàng của hộ, cá nhân dùng Bảng kê thu mua theo Mẫu số 02/TNDN, và từ 05 triệu đồng trong ngày vẫn phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Mọi khoản tài trợ đều cần biên bản xác nhận theo Mẫu số 01/TNDN, một số loại còn cần giấy tờ xác nhận thêm.
- Người lao động mua hộ từ 05 triệu đồng cần đủ bốn loại giấy tờ, trong đó có hai chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
1. Hủy hàng, hủy tài sản, hủy phế liệu
Nhóm này gây thiệt hại nhiều nhất, vì giá trị thường lớn và vì hồ sơ phải lập đúng thời điểm, không thể dựng lại sau.
| Trường hợp | Hồ sơ |
|---|---|
| Hủy hàng tồn kho hư hỏng, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, hết hạn sử dụng; hủy nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu | Quyết định hủy của người có thẩm quyền; biên bản kiểm kê ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý; quyết định thành lập Hội đồng xử lý; quyết định xử lý của Hội đồng |
| Hủy tài sản do hư hỏng, không còn nhu cầu sử dụng | Quyết định hủy tài sản; biên bản kiểm kê ghi rõ nguyên nhân hư hỏng, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý; quyết định thành lập Hội đồng xử lý; quyết định xử lý của Hội đồng |
| Hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh trong gia công, sản xuất | Biên bản xác định việc hủy do doanh nghiệp lập, đại diện hợp pháp ký và chịu trách nhiệm |
Khác biệt đáng nhớ nhất trong cả bài: hủy hàng tồn kho và hủy tài sản đòi hỏi Hội đồng xử lý; hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình gia công, sản xuất thì nhẹ hơn hẳn, chỉ cần một biên bản của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sản xuất nên phân định rõ ranh giới này ngay trong quy chế nội bộ. Phế phẩm sinh ra từ dây chuyền là một chuyện; thành phẩm nhập kho rồi mới hỏng lại là chuyện khác, và bộ hồ sơ của hai chuyện đó nặng nhẹ khác nhau rất xa.
2. Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng
Bộ hồ sơ gồm bốn phần, trong đó hai phần đầu bắt buộc:
- Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập, ghi rõ giá trị tổn thất, nguyên nhân, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân, chủng loại, số lượng, đơn giá và giá trị có thể thu hồi nếu có;
- Bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất, do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận, ký và chịu trách nhiệm;
- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận, nếu có;
- Hồ sơ quy định trách nhiệm bồi thường của tổ chức, cá nhân, nếu có.
Chi tiết dễ bỏ sót: biên bản kiểm kê phải ghi cả giá trị có thể thu hồi. Hàng bị ngập nước nhưng bán thanh lý được một phần thì phần thu hồi đó phải xuất hiện trong hồ sơ, chứ không được ghi tổn thất toàn bộ rồi ghi doanh thu thanh lý ở chỗ khác.
3. Các khoản tài trợ
Điểm chung của mọi khoản tài trợ là biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN, có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp tài trợ và đại diện bên nhận. Ngoài biên bản đó, từng loại tài trợ cần thêm giấy tờ riêng:
| Loại tài trợ | Giấy tờ thêm |
|---|---|
| Giáo dục, y tế, văn hóa | Tài trợ cho người bệnh cần xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký của người bệnh hoặc thân nhân |
| Phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh | Tài trợ cho cá nhân cần xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký của cá nhân được tài trợ |
| Nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách | Văn bản xác nhận người thụ hưởng là đối tượng chính sách do cơ quan có thẩm quyền cấp |
| Địa bàn kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ | Chỉ cần biên bản xác nhận khoản tài trợ |
| Nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số | Theo pháp luật về khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo, pháp luật về chuyển đổi số và Nghị định 320/2025/NĐ-CP |
Doanh nghiệp làm từ thiện qua các đợt vận động thường vướng ở chỗ chỉ giữ được giấy cảm ơn hoặc bản tin của bên nhận. Giấy cảm ơn không thay được biên bản theo Mẫu số 01/TNDN. Nên chuẩn bị mẫu biên bản trước, mang theo và ký ngay tại buổi trao tài trợ.
4. Đào tạo nghề cho người lao động
Bốn loại giấy tờ:
- Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định về khoản chi này;
- Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp phê duyệt danh sách cử người lao động đi học;
- Hồ sơ đăng ký học của người lao động, bản sao;
- Văn bằng, chứng chỉ xác nhận kết quả học tập. Nếu không có thì thay bằng giấy xác nhận của cơ sở đào tạo hoặc danh sách người lao động đã tham gia.
Gạch đầu dòng thứ nhất là điều kiện gốc và cũng là điều kiện hay thiếu. Doanh nghiệp cho nhân viên đi học mà trong hợp đồng lao động, thỏa ước và quy chế tài chính đều không nhắc gì tới chi phí đào tạo thì khoản chi đứng chênh vênh ngay từ đầu.
Quy định cũng chấp nhận cách làm ngược: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hay quy chế tài chính cho phép người lao động tự thanh toán học phí bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, sau đó doanh nghiệp hoàn lại cho người lao động cũng bằng phương thức không dùng tiền mặt.
5. Mua hàng của hộ, cá nhân và thanh toán qua người lao động
5.1. Mua nông lâm thủy sản, phế liệu, hàng của hộ cá nhân
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ;
- Giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt;
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.
5.2. Người lao động mua hộ từ 05 triệu đồng trở lên
Bốn loại giấy tờ, trong đó hai loại là chứng từ thanh toán:
- Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ;
- Quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động thanh toán khoản mua này;
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng;
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp khi hoàn lại cho người lao động.
Hai chứng từ thanh toán ở hai đầu là chỗ hay hụt một nửa. Nhân viên quẹt thẻ mua hàng rồi công ty rút tiền mặt hoàn lại là hỏng đầu sau. Ngược lại, nhân viên trả tiền mặt rồi công ty chuyển khoản hoàn lại là hỏng đầu trước. Phải không dùng tiền mặt ở cả hai chặng.
5.3. Mua từ 05 triệu đồng nhưng chưa thanh toán
Khoản mua từng lần từ 05 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán vẫn được tính vào chi phí được trừ, với điều kiện có hợp đồng mua hàng hóa dịch vụ và biên bản bàn giao. Khi thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
5.4. Thuê tài sản của cá nhân
Hồ sơ gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê. Nếu hợp đồng thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, thì phần thuế nộp thay cũng được tính vào chi phí được trừ, với điều kiện có chứng từ nộp thuế.
Doanh nghiệp thuê nhà, thuê kho, thuê xe của cá nhân nên đọc kỹ mục này. Điều khoản “giá thuê đã bao gồm thuế” hay “chưa bao gồm thuế” trong hợp đồng quyết định luôn việc phần thuế nộp thay có vào được chi phí hay không.
6. Chi chưa tương ứng với doanh thu trong kỳ
Nhóm này gồm các khoản chi có thật, phục vụ sản xuất kinh doanh, nhưng chưa sinh ra doanh thu tương ứng ngay trong kỳ. Mỗi trường hợp có một bộ giấy tờ chứng minh riêng:
- Tham gia đấu thầu nhưng không trúng thầu: hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu đã gửi, kết quả lựa chọn nhà thầu nếu có, cùng các hồ sơ khác theo pháp luật đấu thầu.
- Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm dịch vụ mới, dự án phát triển sản phẩm mới không thành công hoặc dừng triển khai: báo cáo nghiên cứu về phát triển thị trường, phát triển sản phẩm dịch vụ mới.
- Tiền thuê đất và chi phí quản lý, duy trì hạ tầng khu công nghiệp, khu kinh tế trong thời gian chưa đưa vào sản xuất kinh doanh: giấy tờ pháp lý về đầu tư nếu có, cùng văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng thuê ghi rõ các khoản phải trả.
- Khấu hao hoặc phân bổ dần với tài sản cho thuê trong thời gian chưa có khách thuê: hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp và hồ sơ quản lý, theo dõi hạch toán tài sản.
- Chi phí giới thiệu, marketing sản phẩm dịch vụ trước khi bán hàng: báo cáo về chủ trương đầu tư sản xuất sản phẩm, dịch vụ.
Nhóm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh, chi phí khôi phục sau khi tạm dừng kinh doanh và chi phí hoàn trả hiện trạng trước khi giải thể cần các giấy chứng nhận đăng ký tương ứng, giấy xác nhận tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh, thông báo giải thể hoặc chấm dứt tồn tại. Riêng chi phí hoàn trả hiện trạng cần bổ sung biên bản bàn giao hiện trạng trước và sau.
Điểm chung của cả nhóm: giấy tờ chứng minh đều là loại chỉ tồn tại nếu doanh nghiệp có lập tại thời điểm phát sinh. Báo cáo nghiên cứu thị trường viết sau ba năm cho một dự án đã bỏ là thứ không ai tin, kể cả khi khoản chi hoàn toàn có thật.
7. Các nhóm còn lại
| Khoản chi | Hồ sơ |
|---|---|
| Giáo dục quốc phòng và an ninh, dân quân tự vệ | Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp; văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc đã thực hiện nhiệm vụ |
| Hỗ trợ hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội trong doanh nghiệp | Quyết định thành lập hoặc quy chế làm việc của tổ chức; văn bản đề nghị hỗ trợ hoặc kế hoạch sử dụng kinh phí được phê duyệt nếu có |
| Phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc | Quy định hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định về khoản chi này |
| Người được biệt phái tại tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt | Quyết định biệt phái của cơ quan có thẩm quyền; văn bản chấp thuận hoặc tiếp nhận của tổ chức tín dụng; hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên nếu có |
| Hỗ trợ xây dựng công trình công cộng phục vụ sản xuất kinh doanh | Văn bản chấp thuận chủ trương hoặc phê duyệt dự án do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký; quyết định đầu tư hoặc hợp đồng với cơ quan có thẩm quyền |
| Giảm phát thải khí nhà kính, trung hòa các-bon và net zero | Quyết định của người có thẩm quyền về việc thực hiện giảm phát thải; hồ sơ dự án hoặc đề án |
| Đóng góp vào quỹ thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ, quy định của Chính phủ | Quyết định hoặc quy định về việc thành lập quỹ; biên bản xác nhận doanh nghiệp đóng góp nếu có |
Kết luận
Có một quy luật xuyên suốt Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC: hầu hết giấy tờ trong danh mục đều là loại doanh nghiệp tự lập chứ không xin ở đâu. Quyết định, biên bản, quy chế, bảng kê, báo cáo. Chúng gần như không tốn tiền, chỉ tốn ý thức lập đúng lúc.
Cách làm thực tế nhất là gắn danh mục hồ sơ vào chính quy trình. Mỗi khi phát sinh một nghiệp vụ thuộc các nhóm trên, kế toán mở đúng danh mục ra và tích từng dòng trước khi hạch toán. Việc đó mất mười phút. Dựng lại hồ sơ vào lúc thanh tra thì thường là điều không làm được, dù khoản chi hoàn toàn ngay thẳng.
Câu hỏi thường gặp
Hủy lô hàng hết hạn có cần lập Hội đồng không?
Có. Hồ sơ gồm quyết định hủy của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp, biên bản kiểm kê ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị và phương án xử lý, quyết định thành lập Hội đồng xử lý việc tiêu hủy, cùng quyết định xử lý của Hội đồng.
Hủy phế phẩm trong sản xuất có phải làm hồ sơ nặng như vậy không?
Nhẹ hơn nhiều. Với phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình gia công, sản xuất, hồ sơ chỉ gồm biên bản xác định việc hủy do doanh nghiệp lập và được đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận, ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Mua nông sản của nông dân cần giấy tờ gì?
Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ, cùng Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký. Giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên vẫn phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Nhân viên dùng thẻ cá nhân mua hàng cho công ty có được tính chi phí không?
Được, khi có đủ hóa đơn chứng từ, quy chế tài chính hoặc quyết định của doanh nghiệp về việc ủy quyền cho người lao động thanh toán, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi doanh nghiệp hoàn lại cho người lao động.
Hóa đơn từ 05 triệu chưa trả tiền có được ghi vào chi phí không?
Được tính vào chi phí được trừ nếu có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ và biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ. Khi thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thuê nhà của cá nhân, công ty nộp thuế thay thì khoản thuế đó có được trừ không?
Được, khi hợp đồng thuê thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp nộp thuế thay theo pháp luật quản lý thuế và có chứng từ nộp thuế.
Chi phí dự thầu mà không trúng thầu có được trừ không?
Được, và thuộc nhóm chi phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng chưa tương ứng với doanh thu trong kỳ. Hồ sơ gồm hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư hoặc bên mời thầu, hồ sơ dự thầu đã gửi, kết quả lựa chọn nhà thầu nếu có, cùng các hồ sơ khác theo pháp luật đấu thầu.
Căn cứ
- Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Điều 3, hiệu lực từ ngày 12/3/2026
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, Điều 9
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, hiệu lực từ ngày 15/12/2025
Bài liên quan: Trả tiền mặt một hóa đơn 6 triệu: mất khấu trừ, mất luôn chi phí
Để lại một bình luận