Kế toán lưu ý: nhận chứng từ điện tử phải tự kiểm tra chữ ký số – không kiểm tra là tự chịu trách nhiệm

Trong thời đại “số hóa sổ sách”, phần lớn chứng từ kế toán, hóa đơn, báo cáo tài chính đều được ký bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng.
Nhưng rất nhiều kế toán chỉ tải file về – lưu vào máy – mà không kiểm tra hiệu lực chữ ký số. Hành vi tưởng nhỏ này thực tế đang vi phạm nghĩa vụ pháp lý của “người nhận chứng từ điện tử” theo quy định mới.

I. Trách nhiệm tự kiểm tra

 Luật quy định rõ: Người nhận phải tự kiểm tra hiệu lực chữ ký số. Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử cũng đi theo hướng đó, chỉ khác là khâu xác thực được đẩy lên nền tảng quốc gia.

Theo Điều 16 Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin, người nhận thông điệp dữ liệu được ký số (ví dụ: hóa đơn điện tử, chứng từ kế toán, hợp đồng điện tử) có nghĩa vụ bắt buộc phải kiểm tra hiệu lực chữ ký số trước khi chấp nhận chứng từ.

Cụ thể, người nhận phải kiểm tra:

•  Trạng thái chứng thư chữ ký số (còn hiệu lực hay đã bị thu hồi, hết hạn);
• Phạm vi sử dụng và giới hạn trách nhiệm của chứng thư;
• Thông tin định danh của người ký (tên, mã số thuế, tổ chức chứng thực…);
• Hiệu lực thực tế tại thời điểm ký, thông qua hệ thống của tổ chức chứng thực chữ ký số (CA) hoặc hệ thống chứng thực quốc gia.

Theo Luật Kế toán 2015 và Luật Giao dịch điện tử 2023, việc quản lý, lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử là trách nhiệm của người ký và người nhận. Vì vậy, kế toán viên, kế toán trưởng, và người đại diện pháp luật đều phải có quy trình kiểm tra chữ ký số trước khi chấp nhận chứng từ. Với bộ hồ sơ chỉ có bản scan thì câu hỏi đặt ra khác đi: hợp đồng ký scan có thanh toán được không.

II. Chữ ký số chỉ có giá trị khi kết quả kiểm tra còn hiệu lực

Điều 16 khoản 2(c) Nghị định này quy định rõ: “Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các điểm a và b đồng thời có hiệu lực.”

Nói cách khác: Nếu chứng thư đã hết hạn, bị thu hồi, tạm dừng mà kế toán vẫn sử dụng chứng từ, thì chữ ký số đó mất giá trị pháp lý. Và người nhận – tức đơn vị kế toán – phải tự chịu trách nhiệm cho việc không kiểm tra. Muốn phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử chuyên dùng với các hình thức ký khác thì xem bảng so sánh đầy đủ.

III.Nếu bỏ qua bước kiểm tra – kế toán là người chịu rủi ro

Khoản 3 Điều 16 quy định thẳng: “Người nhận chịu trách nhiệm về việc chấp nhận chứng thư chữ ký số trong các trường hợp:
(a) Không tuân thủ quy định kiểm tra;
(b) Đã biết hoặc được thông báo về tình trạng tạm dừng, thu hồi, hết hạn chứng thư.”

Điều này có nghĩa: Một khi kế toán không kiểm tra chứng thư mà vẫn hạch toán, kê khai thuế, lưu hồ sơ. Nếu sau này phát hiện chữ ký đó hết hạn hoặc giả mạo thì doanh nghiệp phải tự chịu rủi ro về việc chứng từ bị coi là không hợp pháp, không được khấu trừ thuế, không đủ điều kiện hạch toán.

Ví dụ thực tế: Kế toán tải hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, có hiển thị biểu tượng “đã ký số”. Do bận, không kiểm tra chứng thư. Cuối quý, cơ quan thuế phát hiện chữ ký số của nhà cung cấp hết hạn từ 10 ngày trước khi lập hóa đơn. Hậu quả: Hóa đơn bị xác định là không hợp pháp, không được khấu trừ thuế GTGT, và kế toán bị yêu cầu điều chỉnh lại toàn bộ hồ sơ kế toán.