Thời gian gần đây, hầu hết doanh nghiệp đã quen với việc dùng chữ ký điện tử để ký hóa đơn, phiếu chi, bảng lương hoặc báo cáo tài chính. Tuy nhiên, không phải chữ ký điện tử nào cũng được pháp luật công nhận, và không ít kế toán vô tình ký sai, dẫn đến chứng từ bị vô hiệu hoặc bị loại khi kiểm toán, quyết toán thuế.
Vậy chữ ký nào mới thực sự “có giá trị”, và khi nào chữ ký điện tử bị xem là không hợp lệ?
I. Chữ ký điện tử – nghe quen mà không hẳn ai cũng hiểu đúng
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử (CKĐT) là dữ liệu điện tử gắn liền với thông điệp dữ liệu (ví dụ như chứng từ, hóa đơn, báo cáo) để xác nhận người ký và sự chấp thuận của họ đối với nội dung đó.
Tuy nhiên, chữ ký điện tử có nhiều loại, và chỉ hai nhóm dưới đây mới có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay:
| Loại chữ ký | Mô tả ngắn | Giá trị pháp lý |
| Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn (CKĐT CD BĐAT) | Do cơ quan, tổ chức tạo lập và được Bộ TT&TT cấp chứng nhận an toàn. | Có giá trị tương đương chữ ký tay. |
| Chữ ký số (CKS) | Dùng cặp khóa bí mật – công khai, có chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực (VNPT, Viettel, FPT…) cấp. | Có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. |
Các loại còn lại như chữ ký scan, ký bằng hình ảnh, ký qua phần mềm nội bộ không có chứng thư – chỉ có giá trị nội bộ, không được coi là hợp lệ về mặt pháp lý. Còn giá trị của bản hợp đồng ký scan trong hồ sơ thanh toán tới đâu lại là một câu chuyện riêng.
II. Pháp luật nói gì về việc ký chứng từ kế toán?
Căn cứ Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC và Điều 16 Luật Kế toán 2015, Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán phải được ký bởi người lập, người duyệt và các cá nhân có liên quan. Việc ký phải phù hợp quy định pháp luật, quy chế nội bộ và không được ký thừa ủy quyền trái thẩm quyền.
Nói đơn giản, mỗi chữ ký trên chứng từ (dù giấy hay điện tử) đều mang trách nhiệm pháp lý. Nếu ký sai người, sai thẩm quyền hoặc bằng hình thức không hợp lệ, chứng từ đó có thể bị coi là vô hiệu.
III. Những trường hợp chữ ký điện tử bị xem là không hợp lệ
| # | Tình huống thường gặp | Vì sao không hợp lệ |
| 1 | Dùng token chữ ký số của sếp để ký thay khi chưa có văn bản ủy quyền. | Vi phạm quy định “ký thừa ủy quyền” – Điều 10.4 TT 99/2025. |
| 2 | Dùng ảnh scan chữ ký dán vào file PDF. | Không phải “chữ ký điện tử” mà chỉ là hình ảnh; không xác định được người ký. |
| 3 | Chứng thư chữ ký số đã hết hạn hoặc bị thu hồi. | Không còn giá trị xác thực theo Nghị định chữ ký điện tử 2025. |
| 4 | Phần mềm kế toán dùng chung tài khoản đăng nhập, không xác định được ai ký. | Không đáp ứng điều kiện “xác định chủ thể ký” theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử. |
| 5 | Ký sẵn hoặc ký khi chứng từ chưa đủ nội dung. | Vi phạm Điều 16 Luật Kế toán 2015 (cấm ký sẵn chứng từ). |
| 6 | Người ký điện tử không có thẩm quyền (nhân viên hành chính ký phiếu chi). | Sai đối tượng được phép ký theo quy chế kế toán. |
| 7 | Ký bằng chứng thư do tổ chức nước ngoài cấp, chưa được Bộ TT&TT công nhận. | Chỉ được công nhận khi có văn bản công nhận tại Việt Nam (Điều 26 Luật Giao dịch điện tử 2023). |
| 8 | Ký điện tử nhưng file bị chỉnh sửa sau khi ký. | Mất tính toàn vẹn, chữ ký không còn giá trị (Điều 23.3 Luật Giao dịch điện tử 2023). |
| 9 | Ký bằng phần mềm nội bộ không kết nối hệ thống chứng thực (CA). | Không đủ điều kiện xác thực danh tính và thời gian ký. |
| 10 | Một người ký cả phần “người lập” và “người duyệt” mà không có quyết định phân công kiêm nhiệm. | Vi phạm nguyên tắc kiểm soát chéo – Điều 10 TT 99/2025. |
Tình huống 1: Công ty ABC cho phép kế toán viên dùng USB chữ ký số của Giám đốc để ký bảng lương trong thời gian sếp đi công tác. Khi kiểm toán, cơ quan thuế xác định người ký không phải là chủ sở hữu chữ ký số, không có giấy ủy quyền hợp lệ → bảng lương bị loại khỏi hồ sơ kế toán hợp lệ.
Tình huống 2: Một doanh nghiệp tự thiết kế phần mềm kế toán nội bộ, có nút “Ký duyệt” nhưng không tích hợp chứng thư số. Mỗi người chỉ cần bấm nút “Ký” là hệ thống hiển thị tên. Khi bị thanh tra, cơ quan quản lý xác định không đủ căn cứ xác thực người ký → chứng từ bị coi là không hợp lệ.
V. Cách để chữ ký điện tử được công nhận hợp pháp
- Sử dụng chữ ký số có chứng thư còn hiệu lực, được cấp bởi tổ chức CA công cộng (VNPT, Viettel, FPT, BKAV…).
- Phân quyền ký rõ ràng trong phần mềm kế toán, có log ghi nhận thời gian, chức danh, người ký.
- Không dùng chung tài khoản hoặc thiết bị chữ ký số.
- Có văn bản ủy quyền chính thức nếu ký thay người có thẩm quyền.
- Kiểm tra hiệu lực chứng thư trước khi ký và lưu giữ hồ sơ xác nhận (log, timestamp). Lúc nhận chứng từ từ bên ngoài cũng phải làm y như vậy, xem kiểm tra hiệu lực chữ ký số khi nhận chứng từ.
VI. Kết luận cho kế toán
Chữ ký điện tử giúp kế toán tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ, nhưng chỉ có giá trị pháp lý khi đúng quy định.
Một chữ ký sai có thể khiến chứng từ vô hiệu, hồ sơ bị loại hoặc bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Riêng với hồ sơ lao động, Nghị định 337/2025 về hợp đồng lao động còn dựng thêm một lớp kiểm chứng nữa bằng dấu thời gian và mã định danh.
Vì vậy, kế toán nên nhớ:
- Không ký hộ – không ký sẵn – không dùng token của người khác.
- Luôn kiểm tra chứng thư và quy chế phân quyền trước khi ký.
Chữ ký điện tử chỉ thực sự “có giá trị pháp lý” khi được sử dụng đúng cách và đúng người.
Ngược lại, ký sai – dù chỉ một cú nhấp chuột – vẫn có thể thành sai phạm thật.
Để lại một bình luận