Góc nhìn pháp lý từ dân sự – thương mại – kế toán – giao dịch điện tử
Trong thực tế doanh nghiệp, câu hỏi “Hợp đồng ký scan có thanh toán được không?” xuất hiện thường xuyên hơn bất kỳ câu hỏi pháp lý nào khác. Doanh nghiệp thường muốn tiến độ nhanh: ký – gửi file scan – bắt đầu thực hiện ngay, còn bản gốc sẽ gửi sau. Tuy nhiên, dưới góc nhìn pháp lý, không phải mọi “chữ ký scan” đều có giá trị, và càng không phải lúc nào cũng dùng để thanh toán an toàn.
Bài viết này phân tích vấn đề trên từ 4 góc độ pháp luật: dân sự – thương mại – kế toán – giao dịch điện tử, để kế toán, chủ doanh nghiệp và luật sư nội bộ nắm rõ rủi ro.
1. Góc độ pháp luật dân sự: chữ ký scan KHÔNG phải chữ ký điện tử
Chữ ký scan chỉ là hình ảnh chữ ký viết tay được chụp hoặc quét lại, rồi gắn vào file Word hoặc PDF. Luật Giao dịch điện tử không coi chữ ký scan là chữ ký điện tử (electronic signature). Theo Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định:
12. Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.
Theo quy định này thì hình ảnh scan không có cơ chế xác thực, không có mã hóa, không chống sửa đổi, không truy vết được, nên không được công nhận là chữ ký điện tử
Tuy nhiên, xét dưới góc độ quan hệ dân sự, một hợp đồng có chữ ký scan vẫn có thể được coi là có hiệu lực nếu hai bên thực sự đã thỏa thuận và đã thực hiện giao dịch. Tòa án từng nhiều lần công nhận hiệu lực của những hợp đồng như vậy, không phải vì chữ ký scan “có giá trị”, mà vì quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng chứng minh được sự đồng thuận của các bên và chữ ký scan là một phần trong quá trình trao đổi.
2. Góc độ pháp luật thương mại: có thể dùng để giao kết, nhưng rủi ro cao
Luật Thương mại tôn trọng sự tự do thỏa thuận về hình thức giao kết, trừ các trường hợp pháp luật quy định phải lập thành văn bản. Do đó, nếu hai bên đồng ý và đã thực hiện giao dịch, hợp đồng scan vẫn có thể tạo ra ràng buộc, nếu:
- Hai bên đồng ý sử dụng hình thức đó;
- Hợp đồng đã được thực hiện một phần hoặc toàn bộ;
- Không có tranh chấp về tính xác thực chữ ký.
Tuy nhiên, rủi ro lớn nhất của việc dùng hợp đồng scan nằm ở việc không chứng minh được ai là người đã ký. Trong trường hợp tranh chấp, bất kỳ bên nào cũng có thể phủ nhận: “Tôi không ký. Ai đó ghép chữ ký của tôi vào.” Vì chữ ký scan không có cơ chế chứng thực, bên đang nắm bản scan thường rơi vào thế yếu khi tranh chấp xảy ra.
3. Góc độ kế toán: Hợp đồng scan có được dùng để thanh toán hay không?
Đây là câu hỏi thực tế nhất và thường được đặt ra nhiều nhất trong nội bộ doanh nghiệp.
Điều cần làm rõ trước tiên: pháp luật kế toán, thuế và ngân hàng không hề có quy định nào bắt buộc rằng thanh toán chỉ được thực hiện khi có “hợp đồng bản gốc ký tươi”. Cái mà pháp luật yêu cầu không phải là hình thức chữ ký, mà là tính hợp lệ của hồ sơ và tính có thật của giao dịch.
Điều mà pháp luật yêu cầu là:
- Giao dịch phải có căn cứ hợp lệ,
- Chứng từ phải thể hiện đúng bản chất nghiệp vụ,
- Người ký trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm (Điều 16 Luật Kế toán 2015),
- Chi phí phải phát sinh thực tế và có đủ chứng từ chứng minh để chấp nhận chi phí (Điều 4 Luật Thuế TNDN).
Do vậy, trừ các trường hợp theo quy định cụ thể của pháp luật rằng hợp đồng phải được lập bằng văn bản thì câu trả lời đúng pháp lý là: Có thể thanh toán, nhưng không được coi là chứng từ hợp lệ để thay thế hợp đồng, và kế toán phải dựa trên bộ hồ sơ chứng minh giao dịch
Kế toán không được phép dùng hợp đồng scan để thay thế cho hợp đồng hợp lệ trong các trường hợp pháp luật bắt buộc hợp đồng phải được lập bằng văn bản, như hợp đồng xây dựng, hợp đồng lao động trên một tháng, hợp đồng nhượng quyền, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, hay hợp đồng chuyển nhượng tài sản phải công chứng. Khi đó, chữ ký scan hoàn toàn không đáp ứng yêu cầu pháp lý, và kế toán không thể dùng làm căn cứ thanh toán.
Ngược lại, trong phần lớn giao dịch hàng ngày của doanh nghiệp — mua hàng hóa thông thường, dịch vụ nhỏ lẻ, văn phòng phẩm, vận chuyển, sửa chữa nhỏ, đặt hàng qua email — pháp luật không yêu cầu phải lập hợp đồng bằng văn bản. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải chứng minh được giao dịch có thật qua báo giá, đơn đặt hàng, email xác nhận, biên bản giao nhận, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Trong những trường hợp này, bản scan của hợp đồng chỉ đóng vai trò tài liệu hỗ trợ, chứ không phải chứng từ quyết định.
Nói cách khác, hợp đồng scan không bị cấm sử dụng trong hồ sơ thanh toán. Nhưng nó cũng không thể đứng một mình để chứng minh cho trách nhiệm hay giá trị giao dịch. Đây đúng là con đường dẫn tới chứng từ bị loại khi quyết toán thuế, và lúc đó sửa lại đã muộn.
4. Dưới góc độ giao dịch điện tử: chữ ký scan hoàn toàn không có giá trị
Pháp luật chỉ công nhận hai loại chữ ký điện tử có giá trị tương đương chữ ký tay: chữ ký số và chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn. Bảng phân biệt các loại chữ ký điện tử xếp rõ từng loại đứng ở đâu. Các hình thức ký ảnh, ký bằng chuột, ký bằng cách chèn hình PNG, ký bằng OTP… đều không được xem là chữ ký điện tử hợp lệ thay thế chữ ký tay để ký hợp đồng hoặc ký chứng từ kế toán.
Do đó, nếu doanh nghiệp muốn giao kết và thanh toán hoàn toàn bằng hồ sơ điện tử, chỉ có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng mới đáp ứng điều kiện pháp lý.
Kết luận cho kế toán và doanh nghiệp
Một hợp đồng scan có thể được dùng trong hồ sơ thanh toán hay không hoàn toàn phụ thuộc vào việc pháp luật có bắt buộc hợp đồng phải lập thành văn bản hay không. Nếu pháp luật yêu cầu văn bản thì bản scan không thể thay thế. Nếu không yêu cầu văn bản thì kế toán được thanh toán dựa trên bộ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế, trong đó hợp đồng scan chỉ là một phần bổ trợ.
Quan trọng nhất: chữ ký scan không phải chữ ký theo pháp luật. Nó không chứng minh được trách nhiệm cá nhân người ký, và có khả năng hoàn toàn vô giá trị nếu có tranh chấp mà không kèm chứng cứ bổ trợ.
Vì vậy, trong bối cảnh chuyển đổi số ngày nay, doanh nghiệp cần xác định rõ hình thức giao kết phù hợp cho từng loại giao dịch: văn bản gốc, chữ ký số, hay thỏa thuận qua email. Với hợp đồng lao động điện tử thì pháp luật đã chọn sẵn hình thức, không còn để doanh nghiệp tự quyết. Mỗi lựa chọn đều mang theo hệ quả pháp lý cụ thể — và chữ ký scan không phải là “lối tắt an toàn” như nhiều người vẫn nghĩ.
Để lại một bình luận