Đoàn kiểm tra yêu cầu xuất trình sổ kế toán và bộ chứng từ của hai năm. Kế toán cũ đã nghỉ, dữ liệu nằm rải trên hai máy, một phần chứng từ giấy để ở kho. Hết thời hạn, doanh nghiệp gom được khoảng bảy phần.
Chỉ riêng việc đó đã đủ. Không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và tài liệu cần thiết trong thời hạn quy định là một căn cứ ấn định thuế đứng độc lập, không cần thêm bất kỳ sai phạm nào khác.
Ấn định thuế là lúc cơ quan thuế tự xác định số phải nộp thay cho doanh nghiệp. Số ấn định thường cao hơn số doanh nghiệp tự tính, và còn kèm theo tiền phạt cùng tiền chậm nộp. Bài này đi vào ba câu hỏi: khi nào bị ấn định, cơ quan thuế lấy gì làm căn cứ, và doanh nghiệp phản bác được ở đâu.
- Chín trường hợp bị ấn định, trong đó có ba trường hợp thuần túy về hồ sơ chứ không phải về số liệu sai.
- Căn cứ đáng chú ý nhất trên thực tế: so sánh với 03 cơ sở kinh doanh cùng mặt hàng, ngành nghề, quy mô tại địa phương.
- Hai phương pháp: ấn định từng yếu tố, hoặc ấn định số tiền theo tỷ lệ trên doanh thu.
- Quyết định ấn định phải nêu rõ lý do, căn cứ, số tiền và thời hạn nộp, gửi trong 03 ngày làm việc kể từ khi ký. Đây cũng là nơi tìm điểm phản bác.
- Bị ấn định thì đồng thời bị xử phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp.
1. Chín trường hợp bị ấn định thuế
Theo khoản 2 Điều 24 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15:
- Không đăng ký thuế, không khai thuế, không nộp bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế, hoặc khai không đầy đủ, trung thực, chính xác về căn cứ tính thuế;
- Đã nộp hồ sơ khai thuế nhưng không xác định được các yếu tố làm cơ sở tính thuế, hoặc xác định được mà không tự tính được số phải nộp;
- Không phản ánh hoặc phản ánh không đầy đủ, trung thực, chính xác số liệu trên sổ kế toán;
- Không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và tài liệu cần thiết trong thời hạn quy định;
- Không chấp hành quyết định kiểm tra thuế;
- Mua bán, trao đổi và hạch toán, kê khai theo giá không đúng giá thực tế thanh toán hoặc không theo giá giao dịch thông thường trên thị trường, làm giảm nghĩa vụ thuế;
- Mua, trao đổi hàng hóa dùng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp mà hàng hóa, dịch vụ là có thật theo xác định của cơ quan có thẩm quyền và đã kê khai doanh thu tính thuế;
- Dùng chứng từ, tài liệu không phản ánh đúng bản chất hoặc giá trị giao dịch thực tế, hoặc thực hiện giao dịch không đúng bản chất kinh tế, nhằm giảm nghĩa vụ thuế;
- Không tuân thủ nghĩa vụ kê khai, xác định giá giao dịch liên kết, hoặc không cung cấp thông tin theo quy định về quản lý thuế với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.
Ba trường hợp thứ ba, thứ tư và thứ năm đáng chú ý riêng, vì chúng không đòi hỏi số liệu phải sai. Sổ kế toán ghi thiếu, chứng từ không gom kịp trong thời hạn, hoặc không chấp hành quyết định kiểm tra, mỗi thứ tự nó đã là một căn cứ ấn định.
Doanh nghiệp làm ăn ngay thẳng mà lưu trữ lỏng lẻo vẫn rơi vào nhóm này. Đây cũng là nhóm dễ phòng nhất, vì nó chỉ đòi hỏi kỷ luật lưu hồ sơ chứ không đòi hỏi gì về nghiệp vụ.
2. Cơ quan thuế lấy gì làm căn cứ
Khoản 1 Điều 36 Nghị định 252/2026/NĐ-CP liệt kê sáu nhóm căn cứ:
- Cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý thuế và cơ sở dữ liệu thương mại;
- Thông tin, dữ liệu do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp, công bố công khai, hoặc từ các nguồn chính thức khác;
- So sánh doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, số thuế phải nộp bình quân tối thiểu của 03 cơ sở kinh doanh cùng mặt hàng, ngành nghề, quy mô tại địa phương. Địa phương không có hoặc không đủ thông tin thì so với địa phương khác;
- Giá do Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh ban hành tại thời điểm xác định giá tính thuế, dùng cho chuyển nhượng, thừa kế, cho tặng bất động sản;
- Tài liệu và kết quả kiểm tra của cơ quan quản lý thuế, cùng tài liệu và kết quả kiểm tra, thanh tra thuế do cơ quan nhà nước có thẩm quyền gửi sang;
- Tỷ lệ thu thuế trên doanh thu của từng lĩnh vực, ngành nghề theo quy định của pháp luật về thuế.
Nhóm thứ ba là nhóm quyết định con số trong phần lớn trường hợp, và cũng là nhóm doanh nghiệp có nhiều đất phản biện nhất. Ba cơ sở được lấy ra so sánh phải cùng mặt hàng, cùng ngành nghề, cùng quy mô. Ba điều kiện đó đều là điều kiện có thể kiểm chứng và có thể tranh luận.
3. Hai phương pháp ấn định
| Phương pháp | Cách làm | Áp cho ai |
|---|---|---|
| Ấn định từng yếu tố | Ấn định riêng từng yếu tố dùng để tính ra số thuế, ví dụ doanh thu hoặc chi phí, rồi từ đó tính số phải nộp theo pháp luật thuế | Các trường hợp hồ sơ, sổ sách không đủ để xác định một hoặc vài yếu tố, gồm cả trường hợp không tuân thủ nghĩa vụ kê khai, xác định giá giao dịch liên kết |
| Ấn định số tiền theo tỷ lệ trên doanh thu | Ấn định thẳng doanh thu, rồi từ doanh thu đó tính ra số thuế phải nộp | Người nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp; nộp thuế thu nhập cá nhân theo thuế suất nhân doanh thu tính thuế; nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu |
Khác biệt thực tế giữa hai phương pháp rất lớn. Ấn định từng yếu tố chỉ thay thế phần thiếu, những phần doanh nghiệp chứng minh được vẫn giữ nguyên. Ấn định theo tỷ lệ trên doanh thu thì bỏ qua toàn bộ số liệu chi phí, nên kết quả thường bất lợi hơn nhiều với doanh nghiệp có biên lợi nhuận mỏng.
4. Thủ tục và chỗ để phản bác
- Thẩm quyền thuộc thủ trưởng cơ quan thuế;
- Cơ quan thuế thông báo bằng văn bản về lý do, căn cứ, số tiền thuế ấn định và thời hạn nộp, rồi ban hành quyết định ấn định thuế;
- Quyết định được gửi cho người nộp thuế trong 03 ngày làm việc kể từ khi ký, và phải nêu rõ lý do, căn cứ, số tiền, thời hạn nộp;
- Người nộp thuế thuộc diện nộp thuế theo thông báo của cơ quan thuế thì cơ quan thuế không phải ban hành quyết định ấn định;
- Ấn định qua kiểm tra thuế thì lý do, căn cứ, phương pháp, số tiền và thời hạn nộp được ghi trong biên bản kiểm tra thuế và quyết định xử lý về thuế;
- Bị ấn định thì đồng thời bị xử phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp.
Yêu cầu quyết định phải nêu rõ lý do, căn cứ và phương pháp chính là chỗ doanh nghiệp có thể làm việc lại. Một quyết định ghi căn cứ chung chung, không chỉ rõ dựa vào nhóm căn cứ nào trong sáu nhóm, hoặc không nói rõ đã so sánh với cơ sở kinh doanh nào về mặt tiêu chí, là một quyết định khó bảo vệ khi bị khiếu nại.
Bốn hướng phản biện thường dùng
| Hướng | Nội dung | Bằng chứng cần có |
|---|---|---|
| 1. Không thuộc trường hợp bị ấn định | Chứng minh sổ sách, chứng từ đủ để xác định số phải nộp, hoặc đã xuất trình đúng thời hạn | Biên bản giao nhận tài liệu có ngày, danh mục hồ sơ đã nộp |
| 2. Cơ sở so sánh không tương đương | Ba cơ sở được lấy so sánh phải cùng mặt hàng, ngành nghề và quy mô. Khác quy mô thì tỷ suất lợi nhuận khác nhau | Số liệu về quy mô của chính doanh nghiệp: vốn, lao động, diện tích, sản lượng |
| 3. Sai phương pháp | Bị áp ấn định theo tỷ lệ trên doanh thu trong khi doanh nghiệp thuộc diện nộp theo phương pháp khấu trừ và có đủ số liệu chi phí | Hồ sơ chứng minh phương pháp tính thuế đang áp dụng và số liệu chi phí có căn cứ |
| 4. Yếu tố đã chứng minh được thì không ấn định | Với ấn định từng yếu tố, phần nào doanh nghiệp chứng minh được thì phần đó giữ theo số thực | Bộ chứng từ đầy đủ cho từng yếu tố còn giữ được |
Hướng thứ hai là hướng cụ thể nhất và cũng ít được dùng nhất, vì doanh nghiệp thường không nghĩ tới việc hỏi cơ quan thuế đã so sánh theo tiêu chí quy mô nào. Đây là câu hỏi hợp lệ, và nên đặt ra ngay ở giai đoạn làm việc với đoàn kiểm tra chứ không đợi tới khiếu nại.
Trường hợp thứ bảy trong chín trường hợp cũng đáng chú ý riêng: mua hàng bằng hóa đơn không hợp pháp mà hàng hóa, dịch vụ là có thật và đã kê khai doanh thu tính thuế. Luật xếp đây vào diện ấn định, chứ không xếp vào diện loại toàn bộ. Cách xử lý khi bên bán bỏ trốn mà giao dịch có thật nằm ở bài riêng về giải trình hóa đơn.
5. Giảm rủi ro bị ấn định
- Ghi sổ kế toán đầy đủ, khớp với hóa đơn và chứng từ thanh toán, vì phản ánh sai lệch trên sổ là một căn cứ ấn định riêng.
- Lưu chứng từ theo bộ và theo kỳ, để xuất trình được ngay trong thời hạn cơ quan thuế yêu cầu. Đây là cách phòng rẻ nhất cho trường hợp thứ tư.
- Hạch toán theo giá thực tế thanh toán, giữ hợp đồng, biên bản, chứng từ ngân hàng chứng minh giá đó.
- Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp trước khi nhận hóa đơn đầu vào.
- Doanh nghiệp có giao dịch liên kết thì lập đủ hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết đúng hạn, vì thiếu hồ sơ này là một căn cứ ấn định độc lập.
- Khi nhận yêu cầu khai bổ sung, trả lời đúng nội dung và đúng thời hạn. Im lặng là một trong các căn cứ để ấn định.
- Khi bàn giao kế toán, lập biên bản bàn giao có danh mục hồ sơ. Đây là tài liệu cứu được rất nhiều doanh nghiệp ở trường hợp thứ tư.
Kết luận
Ấn định thuế không phải hình phạt dành riêng cho doanh nghiệp gian lận. Ba trong chín trường hợp chỉ liên quan tới việc sổ sách ghi thiếu, chứng từ không gom kịp, hoặc không chấp hành quyết định kiểm tra. Doanh nghiệp trung thực mà lưu trữ lỏng lẻo vẫn có thể bị áp một con số cao hơn số thật, kèm phạt và tiền chậm nộp.
Khi đã bị đặt vào tình huống đó, hai chỗ đáng làm việc nhất là phương pháp ấn định và tiêu chí chọn ba cơ sở so sánh. Cả hai đều là nội dung mà quyết định ấn định buộc phải nêu rõ, nên cả hai đều kiểm chứng được.
Khi nào cơ quan thuế được ấn định thuế?
Khi rơi vào một trong chín trường hợp tại khoản 2 Điều 24 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, gồm không đăng ký thuế, không khai thuế, sổ kế toán phản ánh không đầy đủ, không xuất trình chứng từ đúng hạn, không chấp hành quyết định kiểm tra, kê khai giá không đúng thực tế và các trường hợp còn lại.
Cơ quan thuế lấy số liệu ở đâu để ấn định?
Từ sáu nhóm căn cứ tại khoản 1 Điều 36 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, trong đó có việc so sánh doanh thu, tỷ suất lợi nhuận và số thuế bình quân tối thiểu của 03 cơ sở kinh doanh cùng mặt hàng, ngành nghề, quy mô tại địa phương.
Ấn định thuế có mấy cách?
Hai cách: ấn định từng yếu tố liên quan đến việc xác định số thuế phải nộp, và ấn định số tiền thuế phải nộp theo tỷ lệ trên doanh thu.
Không xuất trình kịp sổ sách có bị ấn định không?
Có. Không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và tài liệu cần thiết trong thời hạn quy định là một trong chín trường hợp bị ấn định, đứng độc lập với việc số liệu có sai hay không.
Bao lâu thì nhận được quyết định ấn định thuế?
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi ký quyết định, theo điểm b khoản 2 Điều 37 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Quyết định phải nêu rõ lý do, căn cứ, số tiền và thời hạn nộp.
Bị ấn định thuế có bị phạt thêm không?
Có. Người nộp thuế bị ấn định thuế thì đồng thời bị xử phạt vi phạm hành chính và bị tính tiền chậm nộp theo quy định.
Phản bác quyết định ấn định bằng cách nào?
Bốn hướng thường dùng: chứng minh không thuộc trường hợp bị ấn định; chỉ ra cơ sở so sánh không cùng quy mô, ngành nghề, mặt hàng; chỉ ra sai phương pháp ấn định; và với ấn định từng yếu tố thì chứng minh từng yếu tố còn giữ được chứng từ đầy đủ.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Điều 24, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
- Nghị định số 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế, các Điều 36 và 37, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Để lại một bình luận