Trong không ít doanh nghiệp, việc lựa chọn phần mềm kế toán thường bị xem là câu chuyện kỹ thuật hoặc tài chính: phần mềm nào dễ dùng hơn, chi phí rẻ hơn, giao diện đẹp hơn. Nhưng dưới góc nhìn pháp lý, đây là một trong những quyết định quan trọng nhất, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm của kế toán trưởng, người lập sổ và cả người đại diện theo pháp luật khi ký báo cáo tài chính.
Trong rất nhiều doanh nghiệp, việc lựa chọn phần mềm kế toán thường bị xem là câu chuyện kỹ thuật hoặc chi phí: phần mềm nào dễ dùng hơn, rẻ hơn, giao diện đẹp hơn thì chọn. Nhưng dưới góc nhìn pháp lý, đây là một trong những quyết định quan trọng nhất, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm của kế toán trưởng, người lập sổ và cả người đại diện theo pháp luật khi ký báo cáo tài chính.
1. Luật không cho phép “đổ lỗi cho phần mềm”.
Khoản 2 Điều 29 Luật Kế toán quy định rất rõ:
Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
Nghĩa là, bất kể số liệu được phần mềm tạo ra hay hệ thống tự tính, người ký vẫn phải chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng.
2. Phần mềm kế toán – công cụ hay “nguồn tạo số liệu” mang tính pháp lý?
Điều 28 Thông tư 99/2025/TT-BTC đã lần đầu tiên đặt ra bộ tiêu chuẩn bắt buộc đối với phần mềm kế toán. Phần mềm không còn là lựa chọn tùy thích. Nó phải đảm bảo các yêu cầu pháp lý tối thiểu:
1. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán theo quy định tại Thông tư này. Phần mềm kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phải đảm bảo tối thiểu các yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán như sau:
a) Các quy trình, nghiệp vụ kế toán được thiết lập trên phần mềm phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật kế toán, pháp luật thuế và pháp luật khác có liên quan, không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán và thông tin, số liệu trình bày trên sổ kế toán và Báo cáo tài chính theo quy định.
b) Việc xử lý các quy trình kế toán, các thông tin, số liệu liên quan đến nhau phải đảm bảo sự chính xác, phù hợp, không trùng lắp. Khi sửa chữa phải lưu lại dấu vết các nội dung đã ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian.
c) Thông tin, dữ liệu trên phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật, an toàn và phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo mật, an toàn thông tin. Hệ thống thông tin được thiết lập có khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn việc can thiệp có chủ ý làm thay đổi thông tin, số liệu đã ghi sổ kế toán.
d) Cung cấp đầy đủ, kịp thời được thông tin và dữ liệu đầu ra theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và các bên sử dụng dữ liệu, thông tin.
đ) Có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm có liên quan khi thực hiện công tác kế toán (phần mềm hóa đơn điện tử, chữ ký số,…).
e) Có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi của pháp luật kế toán, thuế và pháp luật khác có liên quan.
Và quan trọng nhất, khoản 2 Điều 28 Thông tư 99/2025 khẳng định:
Người quản lý điều hành doanh nghiệp, kế toán trưởng/phụ trách kế toán và những người có liên quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin, số liệu kế toán được cung cấp từ phần mềm kế toán.
Câu chuyện tương tự đang lặp lại với công cụ mới: AI trong công việc kế toán làm được gì là một chuyện, còn ai đặt bút ký vào kết quả lại là chuyện khác. Điều này có nghĩa: phần mềm sai – nhưng trách nhiệm là của kế toán trưởng và giám đốc.
3. Nghịch lý đang xảy ra: kế toán kiểm tra hóa đơn rất kỹ, nhưng gần như… mặc kệ phần mềm
Trong thực tế hành nghề, không hiếm việc gặp rất nhiều tình huống như sau:
- Giá vốn tính sai do phần mềm cấu hình sai.
- Tài khoản bị hạch toán lệch chuẩn nhưng “không ai biết vì máy tự chạy”.
- Sổ không khóa kỳ khiến số liệu nhảy lung tung.
- Phần mềm không phát hiện hóa đơn không được phát hành hợp lệ
- Người không có thẩm quyền vẫn vào sửa số liệu vì phần mềm không kiểm soát phân quyền.
Sự thật là: phần mềm không chịu trách nhiệm trước pháp luật. Người vận hành phần mềm và người ký số liệu mới là người chịu trách nhiệm. Muốn thấy điều đó cụ thể ra sao, xem bốn chỗ dễ sai khi đối chiếu bằng AI: kết quả trông gọn gàng mà vẫn lệch. Luật không cho phép người dùng “đổ lỗi cho hệ thống”. Vì vậy, việc lựa chọn phần mềm kế toán không phải là chỉ dựa vào mức giá hay tiện ích. Đây là một quyết định pháp lý, bởi nếu hệ thống không đáp ứng yêu cầu của Thông tư 99/2025, sổ kế toán phát sinh sẽ không đáp ứng chuẩn mực pháp luật.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu rất chặt chẽ: không làm thay đổi bản chất nghiệp vụ; phải có khả năng lưu vết mọi chỉnh sửa; phải bảo mật; phải ngăn chặn việc can thiệp trái phép; phải cho phép kết nối với hóa đơn điện tử và chữ ký số. Những yêu cầu này được pháp luật quy định không phải để “cho đẹp”, mà để đảm bảo rằng mọi số liệu trong sổ kế toán đều có thể chứng minh được tính hợp pháp khi có thanh tra, kiểm toán.
Trong góc nhìn của luật sư, phần mềm kế toán giống như một chiếc xe hơi tự động: dù có hệ thống hỗ trợ thông minh đến đâu, người lái xe vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật khi xảy ra tai nạn.
Vì vậy, khi đề xuất hoặc lựa chọn phần mềm kế toán, kế toán trưởng và những người liên quan cần xem xét phần mềm dưới góc độ pháp lý trước tiên. Phần mềm phải chứng minh được năng lực lưu trữ an toàn, có log sửa đổi, có kiểm soát phân quyền rõ ràng, có tích hợp chữ ký số đúng chuẩn, và phải đảm bảo rằng mọi dữ liệu đưa vào báo cáo tài chính đều truy xuất được nguồn và dấu vết.
Để lại một bình luận